Dalam dunia pekerjaan, isu gaji sering menjadi topik sensitif, lebih-lebih lagi apabila melibatkan potongan gaji. Majikan perlu memahami bahawa sebarang potongan gaji mesti dilakukan dengan berhati-hati, adil, dan mengikut peraturan undang-undang. Salah satu pendekatan yang boleh digunakan ialah konsep unearned pay. Konsep ini membolehkan majikan membuat potongan gaji untuk waktu kerja yang tidak dipenuhi oleh pekerja, contohnya akibat kelewatan atau ketidakhadiran tanpa alasan yang munasabah.

Namun, bagaimana untuk memastikan pelaksanaan konsep ini tidak melanggar peraturan Jabatan Tenaga Kerja (JTK)? Sebagai contoh, majikan boleh merujuk kepada kontrak pekerjaan yang telah dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan memastikan semua potongan yang dibuat adalah berdasarkan dokumen sokongan yang sah. Selain itu, sebelum melaksanakan potongan, penting untuk mendapatkan nasihat daripada pakar HR untuk memastikan setiap langkah mematuhi undang-undang yang ditetapkan. Dalam artikel ini, kami kongsikan 5 langkah bijak untuk memotong gaji pekerja menggunakan konsep unearned pay dengan betul dan sah di sisi undang-undang.

1. Fahami Undang-Undang Berkaitan Potongan Gaji

Langkah pertama sebelum memotong gaji pekerja ialah memahami undang-undang buruh yang berkaitan. Di Malaysia, Seksyen 24 Akta Kerja 1955 menetapkan bahawa potongan gaji hanya boleh dilakukan dalam keadaan tertentu, seperti:

• Pemulihan gaji yang terlebih bayar.
• Bayaran balik pinjaman atau pendahuluan gaji.
• Caruman wajib seperti KWSP dan PERKESO.

Untuk potongan seperti unearned pay, majikan mesti memastikan terdapat dokumen sokongan seperti kontrak pekerjaan atau polisi syarikat yang jelas.

Tips: Pastikan potongan yang dilakukan bersesuaian dengan waktu kerja yang tidak dipenuhi dan tidak bersifat melampau. Ini penting untuk mengelakkan pekerja membuat aduan kepada pihak JTK.

2. Rangka Polisi Unearned Pay yang Jelas

Sebelum melaksanakan potongan gaji menggunakan konsep unearned pay, anda perlu merangka polisi yang jelas dan telus. Polisi ini mesti menyatakan:

• Definisi unearned pay.
• Situasi yang membolehkan potongan dilakukan, seperti kelewatan atau ketidakhadiran.
• Prosedur potongan dan pemberitahuan kepada pekerja.

Polisi ini perlu diedarkan kepada semua pekerja semasa sesi onboarding atau dalam taklimat khas. Selain itu, majikan boleh mengadakan sesi perbincangan berkala dan menggunakan saluran komunikasi digital seperti e-mel atau portal dalaman untuk memastikan pekerja lama juga memahami polisi ini dengan jelas. Dengan ini, pekerja akan lebih memahami hak dan tanggungjawab mereka.

Contoh Polisi: “Pekerja yang lewat lebih dari 15 minit tanpa notis akan dikenakan potongan gaji berdasarkan waktu kerja yang terlepas, seperti yang dinyatakan dalam kontrak.”

3. Gunakan Sistem Pemantauan yang Tepat

Untuk memastikan pelaksanaan konsep unearned pay berjalan lancar, anda memerlukan sistem pemantauan kehadiran yang tepat dan boleh dipercayai. Sistem ini membolehkan anda merekod:

• Waktu masuk dan keluar pekerja.
• Kelewatan atau ketidakhadiran.
• Jumlah jam kerja yang dipenuhi setiap hari.

Beberapa sistem yang popular di Malaysia ialah TimeTec HR, Kakitangan, dan Talenox. Sistem ini bukan sahaja membantu merekod kehadiran, tetapi juga menyediakan laporan automatik untuk memudahkan pengiraan unearned pay. Sebagai contoh, TimeTec HR terkenal dengan keupayaan analisis data, Kakitangan menawarkan penyelesaian kos rendah untuk SME, dan Talenox mudah digunakan untuk pengurusan HR secara menyeluruh.

Tips: Pilih sistem yang sesuai dengan keperluan syarikat anda dan pastikan semua pekerja dilatih menggunakan sistem tersebut.

4. Berkomunikasi Secara Terbuka dengan Pekerja

Komunikasi adalah kunci untuk mengelakkan salah faham. Sebelum membuat potongan gaji, pastikan pekerja dimaklumkan terlebih dahulu tentang:

• Sebab potongan dilakukan.
• Jumlah potongan.
• Rujukan kepada polisi syarikat atau kontrak pekerjaan.

Sebarang potongan tanpa pemberitahuan boleh mencetuskan konflik dan menjejaskan hubungan antara majikan dan pekerja. Sebagai contoh, sebuah syarikat pernah menghadapi aduan rasmi daripada pekerja kerana potongan gaji yang dilakukan tanpa penjelasan awal. Situasi ini bukan sahaja menimbulkan ketegangan tetapi juga mengakibatkan kepercayaan terhadap pengurusan syarikat semakin merosot. Oleh itu, sentiasa berkomunikasi secara profesional dan telus.

Contoh Komunikasi: “Kami ingin memaklumkan bahawa terdapat potongan gaji sebanyak RM50 disebabkan kelewatan anda pada tarikh 1 Januari 2025, seperti yang dinyatakan dalam polisi kehadiran syarikat.”

5. Dapatkan Khidmat Konsultasi HR Outsourcing

Jika anda masih ragu-ragu tentang cara melaksanakan potongan gaji menggunakan konsep unearned pay, langkah terbaik adalah mendapatkan bantuan daripada pakar HR. Khidmat HR Outsourcing boleh membantu anda:

• Merangka polisi unearned pay yang mematuhi undang-undang.
• Mengurus dokumentasi dan rekod kehadiran pekerja.
• Memberikan panduan tentang tindakan disiplin yang sah.

Syazna World adalah penyedia perkhidmatan HR Outsourcing yang berpengalaman membantu syarikat SME di Malaysia mengurus sumber manusia dengan cekap. Dengan pengalaman lebih dari 50 syarikat SME, kami memastikan setiap langkah yang diambil oleh majikan mematuhi undang-undang dan tidak mencetuskan konflik dengan pekerja. Sebagai contoh, salah satu klien kami melaporkan pengurangan 30% kadar kelewatan pekerja setelah memperkenalkan sistem pemantauan kehadiran yang disarankan oleh kami. Klien tersebut turut menyatakan kepuasan terhadap peningkatan produktiviti keseluruhan syarikat.

Kenapa Pilih Syazna World untuk HR Outsourcing?

1. Kepakaran Undang-Undang: Kami memastikan semua polisi dan prosedur mematuhi Akta Kerja 1955.
2. Sistem Pemantauan Moden: Kami membantu anda memilih dan mengintegrasikan sistem pemantauan kehadiran yang sesuai.
3. Penyelesaian Tersuai: Setiap syarikat mempunyai keperluan unik, dan kami menyediakan solusi yang disesuaikan dengan perniagaan anda.

Daftar Sekarang untuk Pengurusan HR yang Lebih Mudah!

Tidak perlu risau tentang isu potongan gaji atau tindakan undang-undang lagi. Serahkan pengurusan HR anda kepada Syazna World dan nikmati solusi yang lebih cekap dan profesional.

Klik di sini untuk mendapatkan konsultasi percuma dan mula rangka polisi unearned pay yang sah dan efektif hari ini!

Jangan tunggu sehingga masalah disiplin pekerja memberi kesan besar kepada operasi syarikat anda. Hubungi kami sekarang untuk memastikan syarikat anda terus maju tanpa halangan!