Bayangkan anda baru semak slip gaji bulan ini, dan mendapati jumlahnya kurang daripada biasa tanpa sebarang penjelasan daripada majikan. Bila ditanya, alasan yang diberi: “Potong sebab lewat masuk minggu lepas,” atau “Potong sebab prestasi tak capai target.”

Persoalannya: bolehkah majikan potong gaji tanpa notis atau persetujuan pekerja?
Ramai pekerja dan majikan, terutamanya dalam sektor SME, masih keliru tentang isu ini. Artikel ini akan menerangkan dengan jelas apa hak pekerja dan tanggungjawab majikan di bawah undang-undang Malaysia.

1. Potongan Gaji Bukan Suka-Suka Undang-Undang Ada Garis Panduan

Di bawah Seksyen 24 Akta Kerja 1955, majikan tidak boleh membuat sebarang potongan gaji tanpa kebenaran bertulis daripada pekerja atau tanpa sebab yang dibenarkan oleh undang-undang.

Antara potongan yang dibenarkan oleh akta ialah:

• Caruman KWSP, SOCSO, dan EIS
• Cukai pendapatan (PCB)
• Potongan balik pinjaman gaji atau pinjaman pekerja, jika ada perjanjian bertulis
• Potongan denda atau ganti rugi, jika pekerja bersetuju secara bertulis
• Potongan atas permintaan pekerja (contohnya derma, koperasi, yuran kesatuan, dll.)

Selain daripada sebab-sebab ini, sebarang potongan yang dilakukan tanpa kelulusan bertulis atau tanpa justifikasi undang-undang, boleh dianggap menyalahi Akta Kerja.

2. Majikan Tak Boleh “Hukum” Pekerja Dengan Potong Gaji

Ramai majikan SME tersilap anggap bahawa memotong gaji adalah cara untuk mendisiplinkan pekerja. Contohnya:

“Dia lewat datang seminggu, saya potong RM200.”
“Dia buat silap besar, jadi saya tolak setengah gaji bulan ni.”

Hakikatnya itu tidak dibenarkan oleh undang-undang. Potongan gaji bukanlah bentuk tindakan disiplin yang sah.

Jika pekerja melanggar peraturan syarikat, majikan perlu lalui proses tatatertib seperti:

1. Memberi surat tunjuk sebab,
2. Menjalankan siasatan dalaman (domestic inquiry),
3. Dan hanya selepas itu, mengambil tindakan disiplin yang sesuai (amaran, penggantungan, atau penamatan jika perlu).

Potong gaji tanpa proses ini boleh dikira “unlawful deduction” dan pekerja berhak membuat aduan kepada Jabatan Tenaga Kerja (JTK).

3. Bila Potongan Gaji Dibenarkan Secara Sah?

Ada keadaan tertentu di mana potongan gaji boleh dilakukan dengan sah, asalkan ada dokumen sokongan dan persetujuan bertulis. Contohnya:

• Potongan kerosakan harta syarikat Jika pekerja merosakkan barang syarikat seperti komputer atau kenderaan, majikan boleh potong gaji hanya selepas:
  • Menjalankan siasatan dalaman, dan
  • Mendapat persetujuan bertulis daripada pekerja.
• Potongan kehadiran (unpaid leave) Jika pekerja tidak hadir tanpa cuti, majikan boleh memotong gaji mengikut kadar hari tidak hadir, kerana itu dikira tiada kerja, tiada gaji.
• Potongan cukai dan caruman wajib kerajaan Ini potongan yang sah dan wajib mengikut undang-undang.

Kesimpulan mudah:
Jika tiada surat persetujuan, tiada bukti, atau tiada sebab undang-undang potongan gaji dianggap tidak sah.

4. Apa Pekerja Patut Buat Jika Gaji Dipotong Tanpa Notis

Jika anda sebagai pekerja mendapati gaji dipotong tanpa sebab jelas, langkah yang betul ialah:

1. Semak slip gaji & tanya HR secara rasmi.
   Tanyakan sebab potongan dan minta penjelasan bertulis.
2. Rujuk kontrak kerja.
   Kadang-kadang majikan memasukkan klausa potongan tertentu (contohnya deposit uniform atau kerosakan aset). Pastikan anda faham kandungan tersebut.
3. Minta bukti sokongan.
   Jika majikan mendakwa potongan kerana kesalahan disiplin, mereka perlu tunjukkan surat tunjuk sebab atau laporan siasatan.
4. Buat aduan ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK).
   Jika tiada penyelesaian dalaman, pekerja boleh membuat aduan di JTK untuk siasatan.

JTK mempunyai kuasa untuk memerintahkan majikan membayar semula gaji yang dipotong secara tidak sah.

5. Apa Risiko Kepada Majikan Jika Potong Gaji Tanpa Notis

Bagi majikan, isu ini bukan kecil. Jika didapati bersalah, majikan boleh dikenakan:

• Denda sehingga RM50,000 di bawah Akta Kerja,
• Tindakan sivil oleh pekerja, atau
• Kehilangan reputasi syarikat kerana dianggap menindas pekerja.

Selain itu, jika kes dibawa ke Mahkamah Perusahaan, potongan gaji tanpa notis boleh dianggap sebagai tindakan tidak adil (unfair labour practice) terutama jika dilakukan berulang kali.

Justeru, majikan perlu berhati-hati dan pastikan semua potongan disokong dengan dokumentasi HR yang sah.

6. Cara Betul Majikan Urus Potongan Gaji

Untuk mengelak salah faham dan pertikaian HR, berikut langkah pengurusan terbaik bagi majikan SME:

1. Pastikan semua potongan dinyatakan dalam kontrak kerja.
   Contohnya potongan KWSP, pinjaman dalaman, atau deposit uniform.
2. Gunakan borang kebenaran potongan gaji.
   Minta pekerja tandatangan bagi setiap potongan khas atau sementara.
3. Berikan notis bertulis sebelum potongan dibuat.
   Nyatakan jumlah, sebab, dan tarikh potongan.
4. Rekod semua dalam slip gaji dan sistem HR.
   Setiap potongan mesti ditunjukkan secara telus kepada pekerja.

Langkah-langkah kecil ini dapat melindungi kedua-dua pihak dan menunjukkan syarikat anda profesional serta patuh undang-undang.

7. Pentingnya Dokumentasi dan Sistem HR Yang Kemas

Dalam banyak kes SME, potongan gaji berlaku bukan kerana niat jahat, tapi kerana rekod kehadiran, elaun, dan cuti tidak dikemas kini dengan betul.

Kesilapan manual seperti:

• Lupa rekod cuti tanpa gaji,
• Salah kira OT atau elaun,
• Tak semak approval cuti dalam sistem,

boleh menyebabkan slip gaji salah, dan akhirnya menimbulkan konflik antara pekerja dan majikan.

Solusi terbaik?
Gunakan sistem HR digital yang automatik, supaya semua potongan dan kehadiran dikira tepat dan telus.

Kesimpulan: Hak Pekerja dan Tanggungjawab Majikan Mesti Seimbang

Potongan gaji tanpa notis bukan isu kecil ia menyentuh soal hak asasi pekerja dan keadilan dalam tempat kerja.
Majikan tidak boleh sesuka hati memotong gaji tanpa sebab sah, manakala pekerja juga perlu faham tanggungjawab mereka dalam memberi prestasi dan kehadiran yang baik.

• Untuk pekerja: Fahami hak anda dan simpan semua dokumen gaji.
• Untuk majikan: Gunakan dokumentasi dan sistem HR yang jelas supaya semua potongan dibuat dengan betul dan sah.

Apabila kedua-dua pihak faham undang-undang dan berkomunikasi secara terbuka, barulah suasana kerja boleh kekal sihat dan profesional.

Jika anda majikan SME yang ingin elak masalah potongan gaji, kelewatan slip gaji, atau isu rekod kehadiran, Syazna World boleh bantu.
Kami menyediakan sistem HR & payroll bersepadu yang memudahkan pemantauan gaji, cuti, dan caruman secara automatik tanpa pening kepala.