Bayangkan ini: hari gaji, semua staf menunggu SMS dari bank. Tapi tiba-tiba… tiada notifikasi masuk. Pekerja mula tanya dalam group WhatsApp:
“Boss, kenapa gaji belum masuk lagi?”
Dan jawapan majikan, “Bank ada masalah sistem, mungkin esok baru clear.”
Nampak remeh, tapi sebenarnya isu kelewatan gaji walaupun berpunca dari masalah bank, tetap boleh mengundang aduan pekerja ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK). Dalam undang-undang buruh, tanggungjawab membayar gaji terletak sepenuhnya pada majikan, bukan bank.
1. Apa Undang-Undang Kata Tentang Bayaran Gaji?
Menurut Seksyen 18 Akta Kerja 1955, majikan wajib membayar gaji:
- Tidak lewat daripada 7 hari selepas tempoh gaji tamat.
- Bayaran boleh dibuat dalam bentuk tunai, cek, atau pindahan bank.
Namun, akta juga menegaskan bahawa “kegagalan teknikal” bukan alasan sah jika pekerja tidak menerima gaji dalam tempoh ditetapkan.
Dengan kata lain, selagi gaji belum diterima oleh pekerja, ia dianggap belum dibayar walaupun slip gaji sudah dikeluarkan atau transaksi sudah “diproses”.
2. Bila Masalah Bank Berlaku Siapa Yang Salah?
Dalam kebanyakan kes, masalah bank seperti:
- Sistem perbankan tergendala (system downtime),
- Transaksi gagal disebabkan had pemindahan,
- Kesilapan nombor akaun pekerja, atau
- Isu kelulusan payroll tertangguh,
adalah faktor luaran. Tapi secara undang-undang, majikan tetap bertanggungjawab memastikan gaji masuk dalam masa yang munasabah.
Pekerja berhak membuat aduan rasmi ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK) jika:
- Gaji tidak diterima dalam masa 7 hari selepas tarikh sepatutnya, dan
- Tiada makluman rasmi atau bukti yang jelas dari pihak majikan.
3. Risiko Kepada Majikan Jika Gagal Bayar Gaji Tepat Waktu
Ramai majikan SME anggap isu kelewatan sehari dua “tak mengapa”, tapi sebenarnya ia boleh membawa kesan besar.
Jika JTK menyiasat dan mendapati majikan cuai atau tiada tindakan segera diambil, kes ini boleh dikategorikan sebagai kesalahan di bawah Seksyen 19(1) Akta Kerja 1955.
Hukuman bagi kesalahan ini (mengikut pindaan terkini):
- Denda maksimum RM50,000, dan
- Jika berulang, denda tambahan RM1,000 bagi setiap hari kesalahan diteruskan.
Jadi walaupun puncanya dari sistem bank, majikan tetap boleh dikenakan tindakan jika tiada bukti bahawa langkah sewajarnya telah diambil.
4. Langkah Bijak Majikan Bila Gaji Tertunda
Untuk elak panik dan salah faham dengan pekerja, majikan perlu bertindak proaktif dan telus. Berikut langkah yang disarankan:
a. Beri Makluman Segera
Sebaik sahaja tahu transaksi gagal, maklumkan kepada semua pekerja secara rasmi sama ada melalui e-mel, memo, atau pengumuman HR.
Contoh mesej:
“Pihak bank memaklumkan berlaku gangguan sistem pada 28hb. Kami sedang berhubung dengan pihak bank untuk menyelesaikan isu ini secepat mungkin. Bayaran dijangka selesai selewat-lewatnya esok, 29hb.”
b. Simpan Bukti Komunikasi dengan Bank
Sediakan bukti seperti:
- Screenshot transaksi gagal,
- Surat atau e-mel dari bank yang mengesahkan gangguan sistem, dan
- Masa tindakan susulan dilakukan.
Bukti ini penting jika berlaku siasatan oleh JTK.
c. Pertimbangkan Bayaran Alternatif
Jika bank utama tergendala terlalu lama, majikan boleh:
- Gunakan akaun bank lain (backup), atau
- Buat bayaran tunai sementara kepada pekerja tertentu yang memerlukan.
Langkah ini menunjukkan itikad baik majikan dan boleh mengurangkan risiko aduan rasmi.
5. Dari Perspektif HR Kelewatan Gaji Bukan Sekadar Isu Teknikal
Bila gaji masuk lambat, moral pekerja boleh jatuh mendadak.
Bayangkan pekerja yang perlu bayar sewa, bil, atau komitmen bulanan kelewatan sehari pun boleh mencetuskan tekanan.
Jadi HR perlu peka bahawa:
- Komunikasi adalah kunci utama. Jangan biarkan pekerja tertanya-tanya.
- Dokumentasi perlu lengkap. Catat setiap langkah pembetulan yang diambil.
- Reputasi majikan bergantung pada kepercayaan. Sekali hilang, susah nak pulihkan.
6. Sediakan Polisi Dalaman Tentang Bayaran Gaji
Untuk elakkan kekeliruan, majikan disarankan menyediakan SOP gaji yang jelas, termasuk:
- Tarikh rasmi bayaran gaji (contohnya setiap 25hb),
- Prosedur jika berlaku kelewatan,
- Saluran aduan dalaman pekerja,
- Nama pegawai HR atau akaun yang bertanggungjawab urus bayaran.
SOP ini bukan sahaja membantu majikan mengurus keadaan luar jangka, tetapi juga menunjukkan komitmen profesional terhadap kebajikan staf.
7. Gunakan Sistem Payroll Digital Yang Lebih Selamat
Banyak masalah gaji berlaku sebab majikan masih guna kaedah manual spreadsheet, slip Excel, dan pemindahan individu.
Sistem seperti ini terdedah kepada ralat dan kelewatan.
Dengan sistem HR & Payroll digital, majikan boleh:
- Pantau status bayaran secara automatik,
- Rekod bukti pemindahan dengan jelas,
- Kurangkan risiko transaksi gagal, dan
- Simpan sejarah pembayaran dengan selamat untuk audit atau JTK.
Dalam era digital, inilah masa untuk naik taraf sistem HR supaya isu teknikal tak lagi jadi alasan kelewatan gaji.
8. Kesimpulan: Tanggungjawab Tak Boleh Dialihkan
Masalah bank memang boleh berlaku, tapi tanggungjawab akhir tetap pada majikan.
Selagi gaji belum masuk ke akaun pekerja, ia dikira belum dibayar walaupun slip gaji dah siap atau transaksi dah dibuat.
Jadi, langkah terbaik ialah:
- Maklumkan segera kepada staf,
- Sediakan bukti komunikasi dengan bank,
- Ambil tindakan alternatif sementara,
- Pastikan SOP dan sistem payroll sentiasa dikemas kini.
Apabila majikan bertindak telus dan profesional, bukan sahaja pekerja lebih memahami, malah nama syarikat juga kekal kukuh dari segi reputasi dan pematuhan undang-undang.
Jika anda seorang majikan SME yang masih urus gaji secara manual dan risau isu kelewatan bayaran, ini masa untuk beralih kepada sistem HR yang lebih selamat dan automatik.
Dapatkan solusi payroll dan HR digital yang patuh undang-undang melalui http://HROutsourcing.wasap.my yang bantu majikan urus gaji, cuti dan fail pekerja dengan mudah, cepat dan tepat masa setiap bulan.
