Dalam dunia kerja, isu tuntutan elaun petrol nampak remeh, tapi sebenarnya boleh menjadi punca besar ketegangan antara staf dan majikan.
Bayangkan pekerja keluar untuk urusan kerja luar, isi minyak guna duit sendiri, dan bila sampai masa buat tuntutan, klaimnya ditolak.
Hasilnya? Staf rasa tak dihargai, mula beremosi, dan boleh menjejaskan semangat kerja seluruh pasukan.

Persoalannya, siapa yang silap? Adakah majikan terlalu ketat, atau staf yang tak ikut prosedur?
Mari kita fahami isu ini dari dua sudut hak majikan dan hak pekerja serta bagaimana ia boleh dielakkan dengan pengurusan HR yang betul.

1. Kenapa Isu Klaim Petrol Boleh Jadi Sensitif

Elaun petrol biasanya dianggap sebagai ganjaran tambahan untuk urusan kerja luar, seperti menghantar dokumen, menghadiri mesyuarat, atau lawatan tapak.
Masalah timbul bila tiada polisi klaim yang jelas. Ada syarikat yang hanya benarkan tuntutan untuk jarak tertentu, ada yang perlukan resit, ada pula yang hanya berdasarkan persetujuan lisan.

Apabila tiada dokumen rasmi atau SOP bertulis, keputusan klaim sering bergantung pada budi bicara penyelia dan di sinilah konflik mudah meletus.
Daripada perspektif pekerja, mereka rasa “saya dah keluar untuk kerja syarikat, kenapa duit minyak saya tak diganti?”.
Sedangkan dari sisi majikan, mereka mungkin anggap perjalanan itu tidak diluluskan atau tidak direkod.

Tanpa garis panduan yang konsisten, kedua-dua pihak akan rasa betul pada sudut masing-masing.

2. Kesilapan Biasa Majikan Dalam Urusan Tuntutan

Dalam kebanyakan kes, bukan niat majikan nak menolak klaim tanpa sebab.
Namun, beberapa kesilapan berikut sering berlaku:

• Tiada polisi klaim bertulis hanya berpandukan “kebiasaan” yang diwarisi dari staf lama.
• Tidak melatih staf baru tentang prosedur klaim menyebabkan mereka buat tuntutan cara sendiri.
• Kurang komunikasi dalaman antara penyelia, HR, dan kewangan.
• Tidak semak kelulusan sebelum staf keluar bekerja luar.

Kesannya, bila tuntutan dibuat, HR atau akaun menolak kerana tiada bukti kelulusan dan pekerja pula terkejut, lalu marah.
Dalam dunia profesional, emosi akan timbul bila sistem tak jelas.

3. Dari Sudut Undang-Undang: Apa Hak Majikan dan Pekerja?

Secara asasnya, tiada undang-undang khusus dalam Akta Kerja 1955 yang menyatakan majikan wajib bayar elaun petrol.
Namun, apabila syarikat menetapkan polisi atau amalan tetap berkaitan tuntutan, ia boleh dianggap termasuk dalam syarat pekerjaan.

Jika staf boleh buktikan bahawa klaim petrol selalu dibayar sebelum ini, dan tiba-tiba ditolak tanpa notis atau perubahan dasar bertulis,
maka majikan boleh dilihat melanggar prinsip keadilan pekerjaan (unfair labour practice).

Oleh itu, transparensi sangat penting.
Majikan perlu maklumkan sebarang perubahan polisi secara rasmi sama ada melalui memo, e-mel, atau kemas kini dalam manual pekerja.

4. Langkah Betul Untuk Elak Isu Klaim Ditolak

Agar perkara ini tidak berulang, majikan boleh ambil langkah berikut:

1. Sediakan polisi klaim rasmi.
Nyatakan dengan jelas:

• Jenis perjalanan yang layak dituntut.
• Dokumen sokongan (resit, laporan perjalanan, bukti GPS, dll).
• Tempoh masa untuk hantar klaim.
• Kadar bayaran per kilometer atau jumlah tetap.

2. Guna sistem digital untuk rekod tuntutan.
Platform HR moden membolehkan staf buat klaim terus dari telefon dan semak status secara telus.
Tiada lagi alasan “klaim hilang” atau “tak sempat proses”.

3. Didik staf tentang proses klaim.
Semasa onboarding, HR perlu terangkan hak dan tanggungjawab berkaitan elaun perjalanan.
Jangan biar mereka keliru atau bergantung pada cakap-cakap rakan sekerja.

4. Komunikasi bila klaim ditolak.
Kalau ada sebab tertentu (contohnya resit tak lengkap atau perjalanan tak diluluskan), jelaskan dengan sopan.
Staf akan lebih mudah terima jika tahu sebab sebenar.

5. Bila Staf Dah Terlanjur Marah Apa Yang Boleh HR Buat

Kalau keadaan dah tegang, HR jangan terus defensif.
Ambil pendekatan menyelesaikan, bukan menyalahkan.

Langkah bijak termasuk:

• Beri ruang staf luah rasa tanpa gangguan.
• Dengar dan semak semula klaim dengan bukti yang ada.
• Jika ada kelemahan prosedur, akui dan baiki.

Kadang, isu kecil boleh padamkan kepercayaan besar.
Pekerja bukan marah sebab duit RM20 atau RM50, tapi sebab rasa tidak dihargai dan tidak dilayan adil.
Itulah nilai emosi yang perlu dijaga dalam pengurusan HR.

6. Kunci Sebenar: Dokumentasi dan Konsistensi

Sebagai majikan, jangan anggap semua staf faham atau automatik ikut cara lama.
Sediakan SOP bertulis, fail panduan HR, dan pastikan ia dikemas kini setiap kali ada perubahan.

Ingat, dalam urusan HR

• Apa yang tidak ditulis, sukar dibuktikan.
• Apa yang tidak dikomunikasikan, akan disalah faham.

Bila semua polisi ada dokumen dan sistem yang jelas, bukan saja elak pergaduhan, tapi juga melindungi syarikat dari risiko tuntutan undang-undang.

Kesimpulan

Klaim petrol mungkin nampak isu kecil, tapi ia mencerminkan cara syarikat mengurus kepercayaan dan keadilan.
Majikan yang bijak akan pastikan semua tuntutan diurus secara telus, sistematik, dan adil.
Dan pekerja pula perlu faham bahawa setiap klaim mesti berpandukan prosedur rasmi, bukan andaian.

Dengan komunikasi terbuka dan sistem HR yang tersusun, semua pihak boleh elak salah faham dan fokus kepada produktiviti kerja sebenar.

Nak pastikan pengurusan HR anda lebih kemas, telus dan mudah urus?
Dapatkan solusi lengkap HR digital bersama kami di Syazna World