Sebagai majikan atau HR, pasti anda pernah berdepan situasi begini:

“Bos, saya kena balik awal sikit hari ni. Anak demam.”
“Maaf ya, mak saya tak sihat, saya kena hantar ke klinik.”

Sekali dua mungkin boleh diterima, tapi bila setiap hari pekerja keluar lebih awal dengan alasan keluarga, persoalan mula timbul boleh ke majikan ambil tindakan?
Atau adakah majikan perlu bertolak ansur sebab alasan itu bersifat “kemanusiaan”?

Isu ini nampak kecil, tapi jika tidak ditangani dengan betul, ia boleh menjejaskan disiplin, keadilan dan moral pasukan kerja. Mari kita bincangkan dari sudut HR, undang-undang dan pengurusan yang bijak.

1. Memahami Hak dan Tanggungjawab Pekerja

Di bawah Akta Kerja 1955, pekerja diwajibkan untuk:

• Mematuhi waktu kerja yang ditetapkan majikan,
• Tidak meninggalkan tempat kerja tanpa kebenaran, dan
• Memberi notis atau alasan munasabah jika perlu keluar awal.

Namun, undang-undang juga mengiktiraf bahawa pekerja berhak kepada keperluan keluarga dan kecemasan peribadi.
Jadi, isu ini bukan hitam putih ia bergantung kepada kekerapan, justifikasi dan kelulusan daripada pihak majikan.

2. Sekali-Sekala Berbeza Dengan Setiap Hari

Kalau pekerja balik awal sekali-sekala atas sebab sah (contohnya anak jatuh sakit atau kecemasan rumah), majikan wajar bertimbang rasa.
Tetapi jika:

• Ia berlaku hampir setiap hari, atau
• Tiada bukti atau penjelasan yang munasabah,

maka ia boleh dikategorikan sebagai pelanggaran waktu kerja di bawah peraturan disiplin dalaman.

Sebagai contoh:

Jika waktu pejabat tamat jam 5:30 petang, tetapi pekerja berulang kali keluar jam 4:45 tanpa kebenaran bertulis, ia dikira meninggalkan tempat kerja tanpa kebenaran.

3. Risiko Kepada Majikan Jika Tidak Bertindak

Ramai majikan SME pilih untuk “buat tak nampak” sebab tak mahu timbul konflik. Tapi sebenarnya, toleransi tanpa kawalan boleh membawa kesan jangka panjang:

• Rakan sekerja lain rasa tidak adil (“kenapa dia boleh balik awal, kami tak boleh?”).
• Produktiviti menurun sebab beban kerja jadi tidak seimbang.
• Budaya kerja longgar mula terbentuk dan sukar dikawal kemudian.

Akhirnya, majikan juga yang menanggung kerugian dari segi masa, tenaga dan moral organisasi.

4. Apa Langkah HR Patut Ambil?

Untuk isu begini, pendekatan HR mesti profesional tetapi manusiawi.
Berikut langkah-langkah praktikal yang boleh diambil:

a. Semak Corak dan Bukti

Lihat semula rekod attendance atau sistem clock-in/out.
Adakah benar dia kerap balik awal? Berapa minit setiap kali? Selalu hari apa?
Data ini penting supaya keputusan tidak berasaskan emosi.

b. Adakan Perbincangan Peribadi

Panggil pekerja untuk sesi one-on-one. Elakkan terus menuduh.
Gunakan ayat yang neutral seperti:

“Saya perasan awak kerap balik awal sejak kebelakangan ini. Boleh saya tahu kalau ada apa-apa masalah yang kita boleh bantu?”

Langkah ini tunjukkan empati, tetapi juga memberi ruang HR memahami situasi sebenar.

c. Tawarkan Fleksibiliti (Jika Munasabah)

Kadangkala pekerja benar-benar ada tanggungjawab keluarga (contohnya anak kecil, ibu bapa uzur).
Jika begitu, HR boleh pertimbangkan:

• Kerja fleksibel (flexi hours),
• Kerja separuh masa (part-time), atau
• Kerja dari rumah (hybrid/remote) bergantung pada jenis tugas.

Pindaan Akta Kerja 1955 (Seksyen 60P & 60Q) membenarkan pekerja memohon fleksibiliti kerja secara rasmi, dan majikan wajib beri jawapan dalam tempoh 60 hari.

d. Jika Tiada Perubahan Ambil Tindakan Disiplin

Jika pekerja masih teruskan tabiat sama tanpa sebab kukuh, majikan boleh:

1. Keluarkan surat tunjuk sebab (show cause letter),
2. Ikuti dengan amaran bertulis, dan
3. Laksanakan tindakan disiplin selaras dengan SOP HR.

Namun, semua tindakan mesti direkod dan berasas bukti, bukan sekadar berdasarkan laporan lisan.

5. Perspektif HR: Empati Tapi Tegas

Sebagai majikan, anda tidak boleh memandang isu ini hanya dari satu sudut.
Ya, keluarga itu penting tapi disiplin dan keadilan dalam kerja juga penting.

Pendekatan yang seimbang ialah:

• Dengar dan faham punca pekerja.
• Pertimbangkan alternatif fleksibel.
• Pastikan keadilan untuk semua staf.

Contohnya, jika seorang pekerja dibenarkan balik awal setiap hari kerana urusan anak sekolah, HR juga perlu pastikan pekerja lain yang menanggung kerja tambahan diberi kelegaan sewajarnya.

6. Kuatkuasakan SOP Waktu Kerja Dengan Jelas

Banyak isu seperti ini terjadi sebab tiada SOP atau polisi waktu kerja yang jelas.
Majikan disarankan untuk masukkan dalam Employee Handbook perkara seperti:

• Prosedur permohonan keluar awal,
• Jenis alasan yang dibenarkan,
• Had kekerapan, dan
• Kesan disiplin jika melanggar.

Dengan adanya polisi bertulis, HR boleh menegakkan peraturan tanpa perlu bergantung kepada “rasa simpati” semata-mata.

Selain itu, SOP juga melindungi majikan daripada tuduhan tidak adil sekiranya tindakan diambil terhadap pekerja.

7. Gunakan Sistem Attendance Digital

Dalam era digital, tiada alasan lagi untuk bergantung pada buku punch card manual.
Sistem HR moden boleh:

• Rekod waktu masuk dan keluar secara automatik,
• Jejak corak kelewatan atau awal keluar,
• Hantar notifikasi kepada HR bila pola luar biasa dikesan.

Dengan sistem begini, HR boleh pantau disiplin pekerja secara telus, dan elak isu “pilih kasih” yang sering jadi punca ketegangan dalaman.

Kesimpulan: Boleh Bertolak Ansur, Tapi Ada Hadnya

“Balik awal sebab urusan keluarga” memang alasan yang boleh diterima tapi hanya jika berlaku secara munasabah dan dimaklumkan dengan betul.
Jika ia jadi rutin, HR perlu bertindak dengan pendekatan yang profesional dan berstruktur.

Sebagai majikan:

1. Fahami situasi pekerja dengan empati,
2. Tetapkan sempadan yang adil, dan
3. Gunakan dokumentasi serta sistem HR untuk kawalan yang konsisten.

Bila empati dan disiplin seimbang, budaya kerja akan kekal sihat dan hubungan antara majikan serta staf juga lebih harmoni.

Jika anda seorang majikan SME yang sering berdepan isu disiplin waktu kerja atau kes staf keluar awal tanpa kawalan, ini masa untuk kemas kini SOP dan sistem HR anda.
Dapatkan solusi digital HR dan attendance tracking melalui http://HROutsourcing.wasap.my platform yang bantu majikan urus cuti, masa kerja dan rekod disiplin dengan mudah, cepat dan patuh undang-undang.