Onboarding pekerja baru adalah langkah pertama untuk memastikan mereka rasa diterima, bermotivasi, dan mampu menyumbang kepada syarikat. Namun, ramai majikan sering mengabaikan kepentingan onboarding yang berstruktur, menyebabkan pekerja baru merasa keliru, tidak dihargai, dan akhirnya meninggalkan syarikat dalam tempoh singkat.

Dalam artikel ini, kita akan membincangkan 5 cara berkesan untuk buat onboarding pekerja baru lebih efektif, bersama dengan tips praktikal dan contoh-contoh. Jika anda majikan yang ingin mengurangkan turnover pekerja baru, artikel ini adalah untuk anda!

1. Mulakan Onboarding Sebelum Hari Pertama Kerja

Onboarding yang baik bermula sebelum pekerja baru melapor diri. Ini dikenali sebagai preboarding, di mana majikan memastikan pekerja baru bersedia dari segi mental dan emosi untuk hari pertama mereka.

Langkah Praktikal:

• Hantar Welcome Email: Berikan gambaran tentang hari pertama, seperti waktu lapor diri, siapa yang akan mereka jumpa, dan pakaian yang sesuai.
• Sediakan Dokumen Lebih Awal: Berikan akses kepada kontrak, handbook syarikat, dan SOP melalui email supaya mereka boleh baca terlebih dahulu.
• Kenalkan Pasukan: Sertakan senarai nama dan jawatan ahli pasukan untuk membantu mereka mengenal pasti rakan sekerja lebih awal.

Contoh:
Sebuah syarikat teknologi menghantar video ucapan selamat datang daripada CEO kepada pekerja baru sebelum hari pertama mereka. Langkah kecil ini meningkatkan keyakinan pekerja dan membuat mereka rasa dihargai.

2. Rancang Hari Pertama yang Menarik

Hari pertama adalah masa kritikal untuk membina persepsi positif tentang syarikat. Jangan biarkan pekerja baru terbiar atau keliru pada hari pertama mereka.

Langkah Praktikal:

• Sesi Perkenalan: Mulakan dengan sesi ice-breaking bersama pasukan atau buddy system.
• Tour Pejabat: Bawa mereka melawat pejabat, tunjukkan kemudahan seperti pantri, bilik mesyuarat, dan tandas.
• Tugasan Ringkas: Berikan tugasan mudah untuk mereka rasa produktif sejak hari pertama.

Contoh:
Syarikat pemasaran memberikan pekerja baru sebuah “welcome kit” yang mengandungi alat tulis, cawan dengan logo syarikat, dan nota ucapan selamat datang. Ini memberikan kesan positif yang mendalam.

3. Sediakan Mentor atau Buddy

Seorang pekerja baru mungkin rasa hilang arah tanpa panduan. Dengan menyediakan mentor atau buddy, anda boleh membantu mereka menyesuaikan diri dengan lebih cepat.

Langkah Praktikal:

• Buddy System: Pilih pekerja lama yang boleh menjadi teman rujukan sepanjang tempoh onboarding.
• Sesi Perbincangan Berkala: Adakan pertemuan mingguan antara pekerja baru dan mentor untuk menjawab soalan atau menyelesaikan masalah.
• Tingkatkan Hubungan Sosial: Galakkan buddy untuk ajak pekerja baru makan tengah hari atau minum petang.

Contoh:
Sebuah firma kewangan mengintegrasikan buddy system sebagai sebahagian daripada onboarding, di mana buddy bertanggungjawab membantu pekerja baru memahami budaya syarikat dan SOP.

4. Gunakan Teknologi untuk Mempermudah Onboarding

Dengan bantuan teknologi, proses onboarding boleh menjadi lebih cekap dan interaktif.

Langkah Praktikal:

• Portal Onboarding: Gunakan platform online untuk akses kepada dokumen, video latihan, dan jadual tugasan.
• E-Learning: Sediakan modul e-learning untuk melatih pekerja baru tentang produk, perkhidmatan, dan budaya syarikat.
• Check-in Automation: Gunakan perisian untuk menghantar notifikasi peringatan atau survey kepada pekerja baru.

Contoh:
Syarikat SaaS menggunakan portal onboarding yang membolehkan pekerja baru melengkapkan dokumen secara digital, menjimatkan masa dan mempermudah proses.

5. Adakan Feedback dan Penilaian Berkala

Proses onboarding yang efektif tidak terhenti pada minggu pertama. Penilaian dan feedback berkala memastikan pekerja baru terus berkembang dan rasa dihargai.

Langkah Praktikal:

• Feedback Dua Hala: Tanyakan pengalaman pekerja baru tentang onboarding dan dengar cadangan mereka.
• Set Target Awal: Bincangkan sasaran kerja untuk tempoh 30, 60, dan 90 hari pertama.
• Review Berkala: Adakan sesi review untuk menilai prestasi dan memberikan sokongan tambahan jika diperlukan.

Contoh:
Sebuah syarikat hospitaliti menjalankan sesi feedback selepas 30 hari, di mana pekerja baru boleh berkongsi pendapat mereka tentang pengalaman onboarding.

Kelebihan Onboarding yang Berkesan

• Mengurangkan Turnover: Kajian menunjukkan bahawa onboarding yang baik boleh meningkatkan retensi pekerja sehingga 82%.
• Produktiviti Lebih Cepat: Pekerja baru yang melalui onboarding berstruktur dapat mencapai produktiviti penuh dalam tempoh lebih singkat.
• Meningkatkan Moral dan Kepuasan Kerja: Onboarding yang baik membuatkan pekerja rasa dihargai dan dihormati sejak hari pertama.

Kesilapan Biasa dalam Onboarding dan Cara Mengelaknya

• Tiada Rancangan Onboarding: Majikan sering menganggap onboarding tidak penting, menyebabkan proses ini kelam kabut.
• Komunikasi yang Lemah: Tidak memberi arahan jelas atau membiarkan pekerja baru keliru.
• Tidak Melibatkan Pasukan: Onboarding bukan hanya tanggungjawab HR; ia memerlukan kerjasama seluruh pasukan.

Onboarding yang efektif adalah pelaburan jangka panjang untuk syarikat. Ia bukan sahaja membantu pekerja baru menyesuaikan diri, tetapi juga meningkatkan produktiviti dan kepuasan kerja mereka. Dengan menggunakan langkah-langkah yang dibincangkan, majikan boleh mencipta pengalaman onboarding yang lebih menyeronokkan dan bermanfaat untuk semua pihak.

Jangan lupa, onboarding bukan sekadar formaliti, tetapi permulaan hubungan kerja yang sihat dan produktif. Mulakan sekarang untuk memastikan pekerja baru anda rasa diterima dan dihargai!

Klik Di Sini Untuk Hubungi Kami Sekarang Untuk Konsultasi PERCUMA.