Bayangkan hari Isnin yang biasa di pejabat. Anda sedang sibuk semak laporan kewangan, tetiba satu mesej WhatsApp masuk:
“Bos, maaf. Saya tak dapat datang kerja lagi. Saya berhenti serta-merta.”
Terdiam. Panik.
Bukan sebab staf tu tak datang. Tapi sebab dia satu-satunya orang yang uruskan hal HR, gaji, cuti, fail staf, dan SOP.
Soalan pertama yang terlintas di fikiran: “Sekarang siapa nak urus HR minggu ni?”
Inilah realiti yang dihadapi oleh ramai pemilik bisnes SME di Malaysia. Bila staf HR berhenti secara tiba-tiba, seluruh operasi boleh lumpuh. Artikel ini akan membincangkan kenapa isu ini berlaku, apa risikonya, dan bagaimana majikan boleh sediakan pelan mitigasi yang berkesan.
1. Kenapa Staf HR Sering Berhenti Mengejut?
Berdasarkan pemerhatian dalam industri SME, staf HR yang berhenti mengejut bukan perkara luar biasa. Antara punca utama:
- Beban kerja yang terlalu tinggi: Satu staf uruskan semua, kira gaji, cuti, fail pekerja, surat amaran, hingga ke urusan KWSP dan SOCSO.
- Tiada sistem atau SOP yang jelas: Bila semuanya manual dan bergantung kepada ‘orang lama’, staf rasa terbeban dan mudah burnt out.
- Kurang pengiktirafan atau sokongan daripada majikan: HR sering dianggap ‘support department’ yang hanya buat kerja administratif, sedangkan mereka penggerak utama kestabilan organisasi.
Akibatnya, staf HR mudah hilang semangat dan mencari peluang di tempat lain yang lebih sistematik.
2. Apa Jadi Bila Staf HR Hilang Tiba-Tiba?
Bila tiada pelapis dan semua maklumat HR hanya disimpan oleh seorang staf, risiko berikut boleh berlaku:
- Gaji pekerja tergendala sebab tiada siapa urus kiraan atau semak kehadiran.
- Audit JTK atau LHDN gagal disediakan kerana tiada dokumen disusun kemas.
- Cuti staf bercelaru, tiada sistem untuk rekod atau kelulusan.
- Fail pekerja hilang, tiada salinan digital atau backup.
- Surat penting (amaran, pengesahan, kontrak) tak sempat dikeluarkan.
Lebih buruk, bila staf HR keluar tanpa serah tugas yang betul, majikan terpaksa ambil masa berminggu untuk selesaikan backlog kerja HR sambil urus operasi harian.
3. Tiada Dokumentasi HR Punca Masalah Bermula
Salah satu isu paling besar ialah tiada dokumentasi HR yang sistematik. Semua simpan dalam laptop staf, atau dalam fail kabinet yang tak dikemaskini sejak 2019.
Ini termasuk:
- Fail peribadi pekerja
- Template surat rasmi
- Manual kerja / SOP dalaman
- Rekod cuti & kehadiran
- Laporan prestasi dan tindakan disiplin
Bila staf HR berhenti mengejut, semua maklumat ini ‘ghaib’ sekali. Majikan terkapai-kapai nak susun semula. Malah, ramai yang sedar terlalu lewat bahawa mereka sebenarnya tak tahu langsung proses HR dalam syarikat mereka sendiri.
4. Bagaimana Nak Elak HR Lumpuh Bila Staf Berhenti?
Berikut ialah beberapa langkah pencegahan yang boleh diambil oleh pemilik bisnes SME:
a) Guna Sistem HR Digital
Gunakan sistem HR yang mesra pengguna dan boleh diakses secara cloud. Semua maklumat HR seperti kehadiran, gaji, fail staf dan dokumen penting disimpan secara digital. Jadi walaupun staf berhenti, data tidak hilang.
b) Dokumentasikan SOP HR
Pastikan semua prosedur kerja HR ditulis dengan jelas dan disimpan dalam bentuk yang mudah dirujuk. Contoh: Google Docs, Notion, atau handbook fizikal.
c) Latih Pelapis
Jangan bergantung pada satu staf sahaja. Latih minimum seorang staf backup untuk tahu asas proses HR, walaupun bukan tugas utama mereka.
d) Lantik Konsultan HR Sementara
Jika tak mampu hire HR penuh masa, pertimbangkan khidmat konsultan HR luar yang boleh bantu setup dan semak dokumentasi HR secara berkala.
5. Bersedia Sebelum Terlambat
Ramai majikan SME hanya ambil berat tentang HR bila berlaku dua situasi:
- Bila staf berhenti mengejut
- Bila kena audit oleh JTK atau KWSP
Hakikatnya, HR yang sistematik adalah asas kepada kelancaran operasi syarikat. Ia bukan sekadar untuk patuhi undang-undang, tetapi untuk jaga kesejahteraan staf, mengurangkan risiko saman, dan mewujudkan persekitaran kerja yang stabil.
6. Kesimpulan: Jangan Tunggu Sampai Kecemasan
Soalan penting untuk setiap pemilik bisnes:
Kalau staf HR anda berhenti esok, adakah anda tahu di mana simpan semua fail pekerja?
Kalau jawapannya tidak, itu tanda anda perlu bertindak sekarang.
Sediakan sistem HR yang jelas, dokumentasi yang lengkap, dan pelan backup yang boleh diaktifkan bila-bila masa. Jangan tunggu staf berhenti mengejut baru nak susun semuanya dari awal.
HR yang baik bukan bergantung pada seorang staf, tetapi pada sistem yang mampu berjalan sendiri walaupun staf bertukar ganti.
Jangan Tunggu Sampai Staf HR Berhenti Mengejut.
Dengan Syazna World, anda boleh sistemkan HR dari awal semua fail staf, cuti, gaji, dan SOP disusun rapi.
Tak perlu panik bila staf berhenti.
