Majikan Lambat Bayar Gaji Punca Sebenar Adalah Masalah dalam HR?

Masalah pembayaran gaji lambat bukanlah perkara baru dalam dunia pekerjaan. Namun, apabila isu ini semakin berulang, ia boleh menimbulkan kebimbangan di kalangan pekerja. Ada majikan yang mungkin tidak sedar betapa seriusnya isu ini, dan mungkin terdapat pelbagai sebab yang menyebabkan kelewatan tersebut. Salah satu punca utama yang sering tidak disedari ialah masalah dalam pengurusan Sumber Manusia (HR) syarikat.

Kenapa Gaji Selalu Lambat? Masalahnya di Sini!

1. Kesilapan dalam Pengiraan Gaji
   Kesilapan dalam pengiraan gaji boleh menyebabkan kelewatan yang tidak dijangka. Sekiranya staf HR tidak mempunyai sistem yang baik atau latihan yang mencukupi, terdapat risiko besar mereka melakukan kesilapan seperti tersalah kira jumlah jam bekerja, elaun, atau potongan yang perlu dibuat. Apabila ini berlaku, proses pengiraan gaji perlu diulang atau diperiksa semula, yang pastinya memakan masa.
2. Sistem Penggajian yang Usang atau Tidak Teratur
   Banyak syarikat masih menggunakan sistem penggajian manual atau perisian lama yang tidak berfungsi dengan efisien. Sistem yang lambat atau usang boleh menyebabkan proses pengiraan gaji menjadi perlahan, terutama apabila data pekerja perlu dimasukkan secara manual. Ini juga meningkatkan risiko kesilapan dan penangguhan.
3. Tidak Cukup Staf HR
   Kadang-kala, syarikat tidak mempunyai staf HR yang mencukupi untuk mengendalikan semua tugas yang ada. Jika hanya seorang dua staf yang perlu menguruskan ratusan pekerja, tidak hairanlah jika mereka mengambil masa yang lebih lama untuk menyiapkan kerja-kerja penggajian. Beban kerja yang terlalu tinggi boleh menyebabkan staf HR terbeban dan membuatkan mereka mudah melakukan kesilapan.
4. Kurang Pengetahuan tentang Peraturan dan Akta Pekerja
   Terdapat undang-undang dan peraturan yang ketat mengenai pembayaran gaji di kebanyakan negara, termasuk Malaysia. Jika staf HR tidak cukup memahami peraturan ini, mereka mungkin tidak tahu bila dan bagaimana gaji perlu dibayar, atau bagaimana mengira potongan seperti cukai, KWSP, dan SOCSO dengan betul. Kesilapan ini boleh membawa kepada kelewatan pembayaran gaji, yang kemudiannya memerlukan masa untuk dibetulkan.
5. Kekurangan Dana Syarikat
   Walaupun ini lebih berkaitan dengan masalah kewangan, tetapi ia juga boleh dihubungkan dengan pengurusan HR. Kadangkala, majikan mungkin menghadapi masalah aliran tunai yang menyebabkan mereka tidak dapat membayar gaji tepat pada masanya. Ini boleh berlaku apabila ada kelemahan dalam sistem perancangan kewangan atau HR tidak memantau kos dengan teliti.

Kesan Buruk Kelewatan Pembayaran Gaji kepada Syarikat dan Pekerja

1. Kehilangan Kepercayaan Pekerja
   Apabila pekerja tidak menerima gaji mereka tepat pada masanya, kepercayaan mereka terhadap majikan akan terjejas. Mereka akan merasa tidak dihargai dan kurang motivasi untuk memberikan yang terbaik. Ini boleh membawa kepada penurunan produktiviti, dan dalam kes yang lebih serius, pekerja mungkin memutuskan untuk meninggalkan syarikat.
2. Penurunan Moral dan Semangat Kerja
   Bayangkan perasaan apabila bekerja keras setiap hari, tetapi gaji yang dinanti-nantikan tidak tiba seperti yang dijanjikan. Ini pastinya menimbulkan rasa kecewa dan tidak puas hati di kalangan pekerja. Apabila moral pekerja merosot, prestasi kerja juga akan terjejas.
3. Kesan Undang-Undang
   Di Malaysia, mengikut Akta Kerja 1955, majikan yang gagal membayar gaji pekerja dalam tempoh yang ditetapkan boleh dikenakan tindakan undang-undang. Ini termasuk denda yang tinggi atau tindakan mahkamah yang boleh menjejaskan reputasi syarikat. Kes-kes seperti ini bukan sahaja merosakkan hubungan antara majikan dan pekerja tetapi juga memberi kesan negatif kepada imej syarikat secara keseluruhan.
4. Kerugian Kewangan kepada Pekerja
   Ramai pekerja mempunyai komitmen kewangan bulanan seperti sewa rumah, bil, dan pinjaman. Apabila gaji lambat dibayar, mereka mungkin terpaksa membayar denda lewat bayar atau terpaksa meminjam wang dengan kadar faedah yang tinggi untuk memenuhi komitmen mereka. Ini menyebabkan tekanan kewangan yang tidak perlu kepada pekerja dan menjejaskan kehidupan peribadi mereka.

Apa yang Majikan Boleh Lakukan untuk Mengatasi Masalah Ini?

1. Menggunakan Sistem Penggajian Bersepadu
   Menggunakan sistem penggajian bersepadu yang lebih efisien dan moden dapat mengurangkan risiko kesilapan pengiraan dan mempercepatkan proses pembayaran gaji. Sistem seperti ini juga membolehkan akses mudah kepada maklumat pekerja, mengurangkan keperluan untuk proses manual, dan memudahkan pelaporan kewangan.
2. Melatih Staf HR Secara Berkala
   Melakukan latihan berkala kepada staf HR adalah penting untuk memastikan mereka sentiasa up-to-date dengan peraturan undang-undang yang berkaitan dan amalan terbaik dalam pengurusan penggajian. Ini juga membantu mereka mengenal pasti kesilapan dengan lebih cepat dan mengurangkan risiko kelewatan pembayaran gaji.
3. Meningkatkan Pengurusan Aliran Tunai Syarikat
   Majikan perlu lebih proaktif dalam menguruskan aliran tunai mereka supaya dapat memastikan ada dana yang mencukupi untuk membayar gaji pekerja tepat pada masanya. Perancangan kewangan yang lebih teliti dan pemantauan yang berterusan boleh membantu mengelakkan masalah ini.
4. Komunikasi yang Jelas dengan Pekerja
   Jika terdapat masalah yang menyebabkan kelewatan pembayaran gaji, adalah penting untuk berkomunikasi secara jelas dan jujur dengan pekerja. Majikan harus menerangkan sebab kelewatan dan memberi jaminan bila gaji akan dibayar. Komunikasi terbuka dapat membantu mengurangkan keresahan dan mengekalkan kepercayaan pekerja.

Kesimpulan

Masalah pembayaran gaji yang lambat adalah isu yang boleh menjejaskan perniagaan secara serius. Sebab utama masalah ini selalunya berpunca dari kelemahan dalam pengurusan HR atau aliran kewangan yang tidak terurus dengan baik. Majikan perlu mengambil langkah segera untuk memperbaiki sistem HR mereka dan memastikan semua proses berkaitan gaji dijalankan dengan betul dan tepat pada masanya.

Jika syarikat anda menghadapi masalah ini atau anda ingin memastikan bahawa pengurusan HR anda berjalan lancar, jangan ragu untuk menghubungi kami di https://www.syazna.com/hr-outsourcing/ untuk konsultasi percuma. Kami sedia membantu anda mengatasi cabaran ini dan memastikan perniagaan anda berkembang dengan lebih stabil dan berjaya.