SOP (Standard Operating Procedure) sepatutnya menjadi panduan utama untuk memastikan operasi syarikat berjalan lancar dan konsisten. Tapi realitinya, ramai pemilik bisnes SME mengeluh “SOP dah ada, tapi team tak ikut pun.” Jadi di mana silapnya?

Artikel ini akan kupas punca kenapa SOP hanya tinggal di atas kertas, kesan kepada operasi dan bagaimana majikan boleh pastikan SOP benar-benar dipatuhi oleh semua staf. Jika anda seorang pemilik bisnes yang sedang pening kepala dengan staf yang “ikut kepala sendiri”, artikel ini memang untuk anda.

1. SOP Wujud Tapi Tak Difahami

Salah satu kesilapan besar yang sering berlaku ialah SOP hanya ditulis semata-mata untuk “cukup syarat”. Lebih teruk, SOP disimpan dalam fail atau Google Drive tapi tidak pernah dibincangkan dengan staf. Akibatnya, staf sendiri pun tak tahu kewujudan SOP, apatah lagi nak ikut.

Contoh realiti:
Seorang penyelia restoran diberi SOP tentang pengurusan kebersihan dapur. Tapi tiada sesi taklimat diadakan. Bila audit datang, dapur kotor dan staf disalahkan, padahal mereka tak tahu pun prosedur sebenar.

Solusi:

• Buat sesi onboarding khas untuk SOP.
• Gunakan infografik, video pendek atau simulasi untuk mudahkan kefahaman.
• Wajibkan semua staf tandatangan acknowledgement form selepas SOP dibentangkan.

2. Tiada Tindakan Tegas Bila SOP Dilanggar

Satu sebab utama kenapa staf tak ikut SOP adalah kerana mereka tahu “tak ada apa pun kalau tak ikut.” Bila tiada tindakan disiplin atau teguran, staf akan mula ambil mudah.

Contoh kes:
Seorang staf HR tidak ikut prosedur cuti yang ditetapkan dalam SOP. Bila ada kesalahan, majikan cuma “tegur manja” tanpa sebarang tindakan susulan. Minggu berikutnya, kes yang sama berulang.

Solusi:

• Tetapkan tindakan disiplin secara bertulis dalam SOP.
• Ambil tindakan secara konsisten (tanpa pilih kasih).
• Gunakan sistem rekod seperti HRMS untuk kesan pelanggaran SOP dengan mudah.

3. SOP Tak Dikemas Kini, Dah Tak Relevan

SOP yang terlalu lama tidak dikemas kini akan jadi tidak relevan. Ini menyebabkan staf keliru, atau langsung tak ikut kerana prosedur dalam SOP sudah tidak praktikal.

Contoh kes:
Syarikat guna SOP tahun 2019 tentang “penggunaan mesin punch card” sedangkan sekarang staf kerja hybrid dan gunakan aplikasi kehadiran digital. Bila staf baru rujuk SOP, mereka rasa prosedur tu lapuk.

Solusi:

• Semak SOP setiap 6 atau 12 bulan sekali.
• Libatkan staf dalam sesi review supaya prosedur lebih realistik.
• Gunakan versi digital SOP agar mudah dikemas kini dan diakses.

4. Tiada Budaya “Ikut Prosedur”

Sikap dan budaya kerja dalam syarikat memainkan peranan besar. Kalau dari awal staf diajar untuk “ikut cara sendiri” atau “asal siap sudah”, SOP memang susah nak diikuti. Ini sering berlaku dalam syarikat yang tidak mempunyai sistem pengurusan yang teratur.

Contoh kes:
Syarikat butik kecil yang uruskan stok barang secara manual. Walaupun SOP stok dah disediakan, staf tetap buat ikut suka, kadang tulis dalam buku, kadang guna WhatsApp. Bila ada barang hilang, semua mula saling menyalahkan.

Solusi:

• Tanam budaya ikut SOP sejak hari pertama staf bekerja.
• Beri contoh daripada pihak pengurusan sendiri (lead by example).
• Jadikan pematuhan SOP sebagai KPI dalam penilaian prestasi staf.

5. SOP Terlalu Rumit atau Panjang

SOP yang terlalu teknikal atau panjang berjela akan menyebabkan staf cepat bosan dan malas baca. Bila terlalu banyak prosedur kecil yang membebankan, staf akan cari jalan pintas.

Contoh kes:
SOP pemasangan produk memerlukan 12 langkah, termasuk laporan manual yang mengambil masa tambahan 15 minit setiap kali. Disebabkan tekanan kerja, staf potong langkah dan isi laporan kemudian yang akhirnya tidak diisi langsung.

Solusi:

• Ringkaskan SOP dengan langkah yang benar-benar perlu.
• Guna visual atau senarai semak (checklist).
• Uji SOP tersebut dalam situasi sebenar sebelum dimuktamadkan.

6. Majikan Sendiri Tak Ikut SOP

Ironinya, kadangkala yang mula langgar SOP adalah pemilik bisnes atau pihak pengurusan sendiri. Bila bos sendiri tak ikut, macam mana staf nak rasa SOP itu penting?

Contoh kes:
Bos tetapkan semua staf perlu punch in guna aplikasi. Tapi bos sendiri selalu masuk lewat tanpa rekod. Bila staf buat sama, bos mula marah.

Solusi:

• Tunjukkan contoh pematuhan dari pihak atasan.
• Jadikan SOP sebagai sistem rujukan bersama, bukan sekadar arahan.
• Tegur dan betulkan pelanggaran SOP dari semua peringkat termasuk bos.

Kenapa Pematuhan SOP Penting Untuk SME?

1. Lindungi syarikat dari isu undang-undang — terutamanya dalam urusan HR dan keselamatan.
2. Meningkatkan konsistensi kerja — hasil kerja lebih stabil dan boleh dijangka.
3. Memudahkan audit dan pemantauan — lebih bersedia bila agensi kerajaan datang membuat pemeriksaan.
4. Kurangkan konflik dalaman — kerana semua orang rujuk prosedur yang sama.

Kesimpulan

SOP yang hanya tinggal atas kertas tidak akan memberi apa-apa makna kepada organisasi. Majikan perlu pastikan SOP bukan sahaja ditulis dengan baik, tetapi juga difahami, dipraktikkan dan dipantau.

Kunci kejayaan SOP bukan pada fail cantik yang tersusun, tetapi pada pemahaman, latihan dan budaya kerja yang menyokongnya.

Tak pasti macam mana nak buat SOP yang staf boleh ikut? Atau nak audit semula SOP sedia ada?
Syazna World sedia bantu anda bina sistem HR dan SOP yang praktikal, mudah difahami dan sesuai dengan operasi syarikat anda.

Whatsap kami hari ini di HROutsourcing.wasap.my atau layari www.syaznaworld.com