Dalam dunia perniagaan kecil dan sederhana (SME), ramai majikan menganggap tugasan Sumber Manusia (HR) hanyalah perkara kecil seperti uruskan gaji, cuti dan fail staf. Tetapi hakikatnya, HR adalah tulang belakang operasi, ia boleh menentukan sama ada sebuah syarikat berkembang maju atau perlahan-lahan lumpuh dari dalam.

Apabila HR tidak mahir atau kurang kompeten, pelbagai masalah akan muncul: operasi tergendala, pekerja tidak puas hati, kos tersembunyi meningkat dan akhirnya menjejaskan reputasi syarikat. Persoalannya, sebagai bos SME, apa langkah terbaik untuk atasi situasi ini?

Mari kita bincangkan langkah-langkah strategik yang boleh diambil oleh majikan bila berdepan dengan HR yang tidak mahir.

1. Kenal Pasti Akar Masalah HR Tak Mahir di Bahagian Mana

Langkah pertama bukan terus menyalahkan HR, tetapi mengenal pasti punca sebenar kelemahan.
Beberapa kemungkinan biasa ialah:

• Tidak tahu undang-undang buruh dengan mendalam.
• Lemah dalam sistem rekod & dokumentasi.
• Tak cekap uruskan caruman KWSP, PERKESO & LHDN.
• Kurang kemahiran komunikasi & pengurusan konflik.
• Tiada pengalaman uruskan proses pengambilan staf.

Bila punca masalah jelas, barulah majikan boleh tentukan pendekatan penyelesaian yang lebih tepat dan efektif.

2. Berikan Latihan & Bimbingan Kepada HR

Dalam banyak kes, HR sebenarnya tidak “malas” cuma tidak cukup ilmu dan pendedahan.
Sebagai majikan, langkah bijak ialah melabur dalam latihan seperti:

• Kursus pengurusan HR asas dan lanjutan.
• Bengkel undang-undang buruh Malaysia.
• Latihan penggunaan sistem HR digital (e-HR / HRMS).
• Sesi coaching atau mentoring dengan konsultan berpengalaman.

Pelaburan ini bukan satu pembaziran, ia boleh meningkatkan kecekapan HR dan mengurangkan risiko kesilapan besar di masa depan.

3. Perkemas SOP & Struktur HR

Kadangkala masalah bukan pada individu HR, tetapi pada sistem kerja yang tidak tersusun.
Bagi syarikat SME, penting untuk ada SOP (Standard Operating Procedure) yang jelas dan mudah diikuti, contohnya:

• Prosedur cuti staf.
• Proses pengambilan dan pemberhentian.
• Jadual penggajian dan caruman.
• Polisi disiplin & kebajikan pekerja.

Dengan SOP yang kemas, HR dapat bekerja lebih terarah, dan majikan juga lebih mudah memantau.

Gunakan Sistem HR Digital untuk Kurangkan Beban Manual

Salah satu sebab HR nampak tak mahir adalah kerana beban kerja manual yang terlalu banyak.
Majikan boleh pertimbangkan penggunaan sistem HR digital (HR software) untuk:

• Jejak kehadiran dan cuti staf secara automatik.
• Buat slip gaji secara sistematik.
• Hantar caruman KWSP & PERKESO tepat waktu.
• Simpan fail staf secara dalam talian dengan selamat.

Bila sistem automatik digunakan, risiko kesilapan berkurang, masa jimat dan HR boleh fokus pada perkara strategik.

5. Tegas Dalam Pemantauan & Tanggungjawab

Bos SME juga perlu berperanan aktif dalam pemantauan prestasi HR.
HR tidak boleh dibiarkan bekerja tanpa arahan dan kawalan walaupun syarikat kecil, akauntabiliti tetap perlu ada.

Beberapa langkah praktikal:

• Adakan mesyuarat mingguan / bulanan untuk semak kemajuan kerja.
• Tetapkan KPI (Petunjuk Prestasi Utama) yang jelas.
• Beri maklum balas secara terbuka & profesional.
• Kenakan tindakan sewajarnya jika kecuaian berulang.

Dengan pemantauan yang konsisten, prestasi HR boleh ditingkatkan secara berperingkat.

6. Pertimbangkan HR Outsourcing (Jika HR Dalaman Lemah)

Bagi SME yang tidak mampu menggajikan HR berpengalaman penuh, outsourcing adalah pilihan bijak dan kos efektif.

Antara kelebihan HR outsourcing:

• Akses kepada pakar HR bertauliah & berpengalaman.
• Kos jauh lebih rendah berbanding menggaji staf tetap.
• Kurang risiko kesilapan undang-undang.
• Majikan boleh fokus pada pertumbuhan bisnes.
  
  Sebagai contoh, kos staf HR dalaman boleh cecah RM59,000 setahun, manakala outsourcing hanya sekitar RM18,000 – RM36,000 setahun.

7. Bina Budaya Kerja yang Terbuka & Profesional

Masalah HR juga sering timbul bila budaya organisasi tidak sihat contohnya bila HR takut bersuara, tiada komunikasi dua hala atau majikan tidak mendengar maklum balas.

Bina budaya kerja yang lebih terbuka:

• Galakkan HR berkongsi cabaran dan keperluan latihan.
• Raikan penambahbaikan, bukan hanya hukum kesilapan.
• Pastikan komunikasi antara HR & pengurusan berjalan dua hala.

HR yang rasa dihargai akan lebih proaktif dan bertanggungjawab dalam kerjanya.

8. Bersedia Ambil Keputusan Tegas Jika Tiada Perubahan

Namun, jika selepas diberi peluang dan bimbingan, prestasi HR tetap lemah atau menjejaskan operasi, majikan perlu berani membuat keputusan.

• Tukar peranan HR kepada posisi lain yang lebih sesuai.
• Ambil staf HR yang lebih berpengalaman.
• Outsource HR sepenuhnya.

Jangan biarkan kelemahan individu menjadi punca syarikat terbeban untuk jangka panjang.

Kesimpulan: HR Cekap, SME Kuat

HR bukan sekadar jabatan sokongan. Dalam konteks SME, HR boleh jadi penentu sama ada bisnes boleh berkembang atau tidak.
Bila HR tak mahir, jangan terus menyalahkan kenal pasti punca, beri bimbingan, kemas struktur dan pertimbangkan alternatif profesional.

Bila HR kuat dan sistematik, staf lebih puas hati, operasi lancar, dan bisnes lebih stabil.

Jangan biar HR yang lemah jejaskan masa depan bisnes anda.
Outsource HR anda kepada pakar jimat kos, patuh undang-undang & operasi lebih lancar.
Hubungi Syazna World hari ini untuk solusi HR profesional anda!