“SOP dah ada, tapi kenapa staf masih buat ikut suka hati?” Inilah persoalan yang sering menghantui para majikan dan pengurus HR, terutama dalam organisasi bersaiz kecil dan sederhana (PMKS). Standard Operating Procedure (SOP) sepatutnya menjadi garis panduan utama dalam memastikan operasi syarikat berjalan lancar, konsisten dan patuh undang-undang. Namun realitinya, selepas dilancarkan dengan penuh semangat, SOP akhirnya hanya tinggal fail di dalam Google Drive tidak dibaca, tidak difahami, apatah lagi dipatuhi.

Situasi ini bukan sahaja menjejaskan produktiviti, malah membuka ruang kepada risiko perundangan, konflik dalaman, dan krisis reputasi syarikat. Maka, timbul persoalan penting: mengapa budaya kerja masih tidak berubah walaupun SOP telah disediakan dengan jelas? Dan lebih penting, apa yang boleh dilakukan untuk memastikan SOP benar-benar dihayati dan diamalkan oleh semua lapisan staf?

1. SOP Bukan Sekadar Dokumen Ia Cerminan Budaya Syarikat

SOP bukan sekadar dokumen rasmi; ia adalah manifesto budaya kerja. Namun jika budaya kerja sedia ada tidak menyokong kepatuhan kepada SOP, maka apa sahaja yang ditulis akan diabaikan. Sebagai contoh, jika staf sudah biasa ‘clock-in’ lewat dan pengurusan tidak ambil tindakan, maka walaupun SOP menetapkan masa kerja yang jelas, amalan lewat tetap berterusan.

Transformasi budaya kerja memerlukan perubahan mindset dari tahap tertinggi (pengurusan) sehinggalah ke akar umbi (staf operasi). Jika pemimpin sendiri tidak ikut SOP, mustahil staf akan ambil serius.

2. Kenapa SOP Kerap Dilanggar?

Terdapat beberapa sebab utama kenapa SOP tidak dipatuhi:

• Tiada pemahaman menyeluruh – Ramai staf tidak faham kenapa SOP diwujudkan dan bagaimana ia membantu kerja harian mereka.
• Dokumen terlalu teknikal atau panjang – SOP yang terlalu rumit menyebabkan staf malas membaca.
• Tiada latihan susulan – Selepas SOP dilancar, tiada sesi penerangan, latihan atau refreshment dilakukan.
• Kurang pemantauan dan penguatkuasaan – Tiada audit dalaman atau tindakan apabila berlaku pelanggaran SOP.
• Budaya kerja ‘boleh runding’ – Apabila pelanggaran dianggap ‘biasa’, SOP jadi tidak relevan.

3. Cara Menjadikan SOP Sebahagian Budaya Kerja

Jika anda benar-benar mahu lihat SOP diamalkan, bukan hanya dilancarkan, anda perlu lakukan perubahan budaya organisasi secara menyeluruh. Berikut ialah beberapa pendekatan praktikal:

a) Libatkan Staf Sejak Awal

SOP yang dibangunkan tanpa input daripada staf akan dilihat sebagai arahan ‘atas ke bawah’. Sebaliknya, jika pekerja terlibat dari fasa penyediaan, mereka akan lebih faham dan menghargai SOP tersebut.

b) Latihan Secara Konsisten

Laksanakan sesi latihan berkala, bukan hanya semasa SOP dilancarkan. Gunakan pendekatan interaktif simulasi, role-play, kuiz dan video pendek supaya staf benar-benar faham maksud dan kepentingan SOP.

c) Gunakan Kaedah Visual dan Digital

Transformasikan SOP kepada bentuk yang mudah diakses dan difahami. Gunakan infografik, SOP digital dalam sistem HR, atau paparan visual di tempat kerja. Elakkan format PDF tebal yang ‘membunuh semangat’.

d) Audit Dalaman & Pemantauan

Tetapkan satu jadual audit SOP secara berkala. Lantik staf dalaman sebagai ‘SOP Champion’ untuk memastikan pematuhan secara harian. Ini boleh mengurangkan pelanggaran secara beransur-ansur.

e) Tindakan Tegas & Adil

SOP hanya akan dihormati jika ada tindakan konsisten apabila berlaku pelanggaran. Namun, tindakan disiplin mesti disusuli dengan sesi kaunseling dan pemulihan bukan hukuman semata-mata.

4. Peranan HR Dalam Transformasi Budaya SOP

Bahagian Sumber Manusia (HR) memainkan peranan penting dalam memastikan SOP bukan sekadar kertas kerja. Antara peranan utama HR ialah:

• Mengadakan latihan & refreshment secara berkala
• Mengintegrasikan SOP dalam proses onboarding
• Merekod dan melaporkan tahap pematuhan
• Menjadi ‘pendengar’ kepada isu atau kesulitan staf terhadap SOP
• Mengemaskini SOP secara berkala mengikut perubahan operasi dan undang-undang

Jika HR sendiri tidak menyemak dan menyelaras pematuhan SOP secara aktif, maka tidak hairanlah budaya kerja akan kembali ke takuk lama.

5. Gunakan Sistem Digital Sebagai Sokongan

Kini sudah banyak sistem digital HR yang membolehkan syarikat memantau pematuhan SOP dengan lebih efisien. Contohnya:

• Sistem check-in/check-out automatik
• Notifikasi untuk peringatan SOP
• E-learning untuk latihan SOP secara berkala
• Dashboard pemantauan staf & pematuhan

Pelaburan dalam digitalisasi bukan sahaja memudahkan kerja HR, malah mempercepatkan perubahan budaya kerja ke arah yang lebih berdisiplin dan profesional.

Kesimpulan: SOP Bukan Untuk ‘Syok Sendiri’

SOP yang tidak dipatuhi hanya akan menjadi beban bukan penyelesaian. Namun SOP yang benar-benar dihayati mampu menjadi asas kukuh kepada budaya kerja cemerlang dan profesional. Ia menutup ruang kepada kesilapan, konflik dan tindakan undang-undang.

Jika anda seorang majikan atau pengurus HR, ini masanya untuk bertanya:

“Adakah staf kita faham, percaya dan amal SOP yang telah kita buat atau mereka hanya ikut kerana takut dimarahi?”

Transformasi budaya kerja tidak berlaku semalaman. Tapi dengan pendekatan yang betul, ia pasti boleh direalisasikan satu SOP pada satu masa.

Jangan biar SOP hanya jadi formaliti.
Klik sini http://HROutsourcing.wasap.my untuk selanjutnya.