Dalam dunia perniagaan yang semakin mencabar, pengurusan sumber manusia (HR) bukan lagi perkara yang boleh dipandang ringan. Ramai majikan SME di Malaysia masih bekerja secara manual tanpa SOP HR, manual HR, atau kontrak kerja formal. Walaupun pada awalnya kelihatan mudah, ketiadaan dokumen ini sebenarnya mengundang pelbagai masalah undang-undang, konflik pekerja, serta menjejaskan reputasi syarikat.

Artikel ini akan membincangkan kesan serius jika syarikat beroperasi tanpa dokumen HR formal, serta mengapa majikan perlu segera mengambil langkah untuk memperbaiki keadaan.

Kenapa SOP HR & Manual HR Itu Penting?

SOP HR (Standard Operating Procedure) ialah panduan operasi yang jelas tentang cara pengurusan pekerja diuruskan, termasuk cuti, gaji, disiplin, serta tatacara kerja harian.

Manual HR pula adalah dokumen yang lebih menyeluruh, merangkumi dasar-dasar syarikat, budaya kerja, peraturan pekerja, serta hak dan tanggungjawab kedua-dua belah pihak.

Tanpa SOP & manual HR, syarikat akan berdepan situasi berikut:

• Keputusan HR yang tidak konsisten
• Pekerja tidak faham hak & tanggungjawab mereka
• Risiko tindakan undang-undang akibat salah tafsir peraturan

Masalah Utama Jika Tiada Kontrak Kerja Formal

Salah satu isu terbesar dalam SME ialah pekerja bekerja tanpa kontrak bertulis. Ramai majikan masih percaya kontrak lisan sudah mencukupi, tetapi hakikatnya ia sangat berisiko.

Antara masalah yang timbul:

1. Tiada bukti hitam putih: bila berlaku perselisihan, sukar untuk majikan mempertahankan diri di mahkamah.
2. Gaji & faedah tidak jelas: pekerja boleh mendakwa mereka berhak mendapat lebih daripada yang diberi.
3. Kesukaran mengambil tindakan disiplin: tanpa kontrak, prosedur untuk memberi amaran atau memberhentikan pekerja jadi kabur.
4. Tuntutan undang-undang: pekerja boleh membawa kes ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK) atau mahkamah buruh, dan majikan hampir pasti kalah jika tiada dokumen formal.

Implikasi Undang-Undang kepada Majikan

Mengikut Akta Kerja 1955, kontrak kerja bertulis diwajibkan jika tempoh pekerjaan melebihi satu bulan. Sekiranya syarikat gagal menyediakan kontrak, majikan boleh dikenakan tindakan oleh pihak berkuasa.

Selain itu, jika berlaku tuntutan gaji, kerja lebih masa, atau pampasan pemberhentian kerja, mahkamah akan berpihak kepada pekerja kerana dokumen rasmi tidak wujud untuk membuktikan sebaliknya.

Bukan itu sahaja, majikan juga boleh kehilangan kepercayaan pekerja kerana dianggap tidak profesional dan tidak menghargai hak mereka.

Kesan kepada Operasi Syarikat

Masalah HR bukan sahaja memberi kesan kepada undang-undang, tetapi juga operasi harian syarikat.

• Produktiviti jatuh kerana pekerja tidak jelas tentang peraturan & polisi syarikat.
• Kadar keluar masuk pekerja tinggi (high turnover) kerana staf rasa tidak dilindungi.
• HR jadi kelam-kabut, terpaksa menyelesaikan konflik tanpa rujukan dokumen.
• Masa terbuang kerana isu sama berulang-ulang tanpa penyelesaian sistematik.

Akhirnya, syarikat rugi dari segi masa, tenaga, dan kos.

Solusi: Lengkapkan HR dengan SOP, Manual & Kontrak

Untuk mengelakkan semua risiko di atas, majikan SME perlu:

1. Sediakan kontrak kerja bertulis: lengkap dengan butiran gaji, cuti, waktu kerja, faedah & prosedur disiplin.
2. Bangunkan SOP HR: pastikan setiap proses HR seperti cuti, payroll, disiplin & penilaian prestasi mempunyai garis panduan jelas.
3. Bina Manual HR: dokumen rasmi yang boleh diakses pekerja, supaya mereka faham peraturan & hak mereka.
4. Gunakan sistem digital HR: lebih cepat, mudah, dan mengurangkan kesilapan manual.

Dengan langkah ini, bukan sahaja pekerja lebih yakin, malah majikan dapat melindungi diri daripada risiko undang-undang.

Kesimpulan

Tiada SOP HR, manual HR, atau kontrak kerja formal adalah bom jangka untuk SME. Pada awalnya mungkin nampak remeh, tetapi apabila masalah timbul, kesannya sangat besar dari konflik staf, kes mahkamah buruh, hinggalah kepada kerugian operasi.

Sebagai majikan yang bijak, anda tidak boleh ambil risiko ini. Sediakan dokumen HR lengkap, ikut undang-undang, dan pastikan staf anda dilayan secara profesional.

Dapatkan Bantuan daripada Syazna World

Jangan tunggu masalah HR anda meletup baru nak bertindak!
Syazna World sedia membantu SME menyediakan:

• Kontrak kerja formal
• SOP HR yang jelas
• Manual HR profesional
• Sistem HR digital

PM atau hubungi Syazna World hari ini untuk elakkan saman, tingkatkan profesionalisme, dan bina organisasi yang lebih teratur.