Dalam dunia perniagaan kecil dan sederhana (SME), isu keluar masuk staf (staff turnover) adalah cabaran utama yang boleh menjejaskan produktiviti dan semangat kerja keseluruhan pasukan. Salah satu strategi yang terbukti berkesan dalam meningkatkan retensi pekerja adalah melalui program mentoring khususnya antara pekerja senior dan junior.

Mentoring bukanlah sekadar memberi tunjuk ajar kepada staf baru. Ia adalah proses pembinaan hubungan dua hala yang menyokong pertumbuhan kerjaya, perpindahan ilmu, dan pembinaan budaya kerja yang sihat dalam organisasi. Bagi SME yang sering kekurangan masa dan sumber, pelaksanaan program mentoring boleh menjadi pelaburan kecil yang membawa pulangan besar.

Apa Itu Program Mentoring?

Mentoring merujuk kepada hubungan profesional antara dua individu di mana seorang pekerja yang lebih berpengalaman (mentor) membimbing dan menyokong pekerja yang kurang berpengalaman (mentee) dalam memahami budaya syarikat, menyelesaikan masalah kerja, dan membina kemahiran jangka panjang.

Dalam konteks SME, mentoring sering berlaku secara tidak formal seperti senior yang membantu junior menyiapkan tugasan harian. Namun, tanpa struktur dan matlamat yang jelas, proses ini boleh menjadi tidak konsisten dan tidak berkesan.

Mengapa SME Perlu Ada Program Mentoring?

1. Mengurangkan Kadar Turnover

Banyak pekerja baru berhenti dalam tempoh 6 bulan pertama kerana rasa tidak disokong, keliru dengan SOP, atau tidak nampak hala tuju kerjaya. Dengan adanya mentor yang boleh dirujuk setiap hari, staf baru lebih cepat menyesuaikan diri dan kurang cenderung untuk berhenti.

2. Memanfaatkan Pengalaman Staf Senior

Staf senior adalah aset organisasi yang menyimpan banyak ilmu dan pengalaman operasi harian. Tanpa platform untuk berkongsi ilmu, kebijaksanaan ini boleh hilang begitu saja apabila mereka bersara atau berhenti. Mentoring memberi mereka peluang untuk menyumbang dan merasa dihargai.

3. Meningkatkan Budaya Kerja

Program mentoring menggalakkan komunikasi antara generasi dan jabatan. Ia memperkukuh semangat kekitaan dan mengurangkan konflik dalaman yang berpunca daripada salah faham atau perbezaan gaya kerja.

Ciri-ciri Program Mentoring Yang Berkesan

Untuk memastikan program mentoring benar-benar memberi kesan positif, ia perlu dirancang dan dipantau. Berikut adalah beberapa ciri utama:

• Struktur yang jelas – Tentukan tempoh program, sesi pertemuan, dan matlamat yang ingin dicapai.
• Latihan mentor – Bukan semua staf senior tahu cara membimbing. Sediakan latihan asas agar mereka dapat memainkan peranan dengan baik.
• Padanan yang sesuai – Sesuaikan mentor dan mentee berdasarkan jabatan, personaliti, atau matlamat kerjaya.
• Pemantauan berkala – HR atau pengurus perlu menyemak perkembangan mentoring untuk memastikan kedua-dua pihak terlibat secara aktif.
• Maklum balas terbuka – Galakkan mentee berkongsi cabaran mereka secara jujur tanpa rasa takut.

Cabaran Dalam Pelaksanaan Mentoring di SME

1. Kekangan Masa

Dalam SME, staf selalunya memegang pelbagai peranan. Mentor mungkin sukar untuk menyediakan masa khusus untuk sesi bimbingan. Oleh itu, pastikan jadual mentoring fleksibel dan selari dengan tugasan harian.

2. Kekurangan Kemahiran Bimbingan

Bukan semua staf senior mempunyai kemahiran komunikasi atau empati yang tinggi. Latihan dan sokongan daripada HR sangat penting agar mentor dapat memainkan peranan mereka dengan yakin.

3. Tiada Sistem Penilaian

Tanpa metrik yang jelas, sukar untuk menilai keberkesanan program. Gunakan borang penilaian atau temubual ringkas untuk melihat impak mentoring terhadap prestasi kerja dan motivasi staf.

Contoh Aktiviti Mentoring Yang Boleh Dilaksanakan

• Sesi ‘job shadowing’ – Mentee mengikuti mentor dalam rutin kerja harian.
• Perkongsian pengalaman mingguan – Mentor menceritakan cabaran kerja dan bagaimana mereka mengatasinya.
• Latihan kemahiran teknikal – Mentor membantu dalam aspek teknikal, seperti penggunaan sistem atau pengurusan dokumen.
• Bimbingan kerjaya – Mentor memberi panduan tentang hala tuju kerjaya dalam syarikat.

Kesimpulan: Mentoring Adalah Pelaburan Strategik

Bagi SME, retensi staf adalah kunci kepada kelangsungan dan pertumbuhan. Kos untuk melatih staf baru berulang kali adalah tinggi dari segi masa, wang, dan kesan moral kepada pasukan. Dengan melaksanakan program mentoring yang terancang, SME boleh mengurangkan kadar keluar masuk pekerja dan pada masa yang sama membina budaya kerja yang lebih kukuh dan harmoni.

Program mentoring bukan lagi satu pilihan, ia adalah satu keperluan terutama dalam era persaingan bakat yang semakin sengit.

Hubungi atau whatsapp kami di http://HROutsourcing.wasap.my