Dalam organisasi moden, pengurusan cuti adalah salah satu aspek penting dalam pengurusan sumber manusia. Namun, masih ramai syarikat, terutamanya SME, mengurus cuti pekerja secara manual menggunakan buku log, spreadsheet, atau nota kertas. Walaupun kaedah manual ini mungkin nampak mudah dan murah, ia sebenarnya boleh menimbulkan kekacauan dan risiko besar.

Artikel ini akan membincangkan isu pengurusan cuti manual, implikasinya, serta langkah-langkah untuk meningkatkan sistem pengurusan cuti supaya lebih efisien, profesional, dan patuh undang-undang.

Apa Itu Pengurusan Cuti Manual?

Pengurusan cuti manual merujuk kepada proses merekod, memproses, dan mengesahkan permohonan cuti tanpa menggunakan sistem digital atau perisian HR. Contohnya:

• Pekerja menulis permohonan cuti di buku log atau borang kertas
• HR mengira baki cuti secara manual menggunakan spreadsheet
• Kelulusan cuti dibuat melalui e-mel atau mesej WhatsApp

Walaupun kaedah ini mudah diterapkan di peringkat kecil, ia sering menyebabkan kesilapan, kekeliruan, dan konflik dalam organisasi.

Risiko Pengurusan Cuti Manual

1. Kekeliruan dan Salah Rekod

Pengurusan cuti manual bergantung pada manusia untuk merekod dan mengira baki cuti. Kesilapan seperti salah kira cuti tahunan atau tersilap rekod cuti sakit boleh berlaku. Akibatnya, pekerja mungkin merasa tidak puas hati atau teraniaya, manakala majikan pula menghadapi pertikaian dalaman.

2. Sukar Pantau Kehadiran Pekerja

Apabila rekod cuti tidak kemas dan sentiasa berubah, pengurusan sukar memantau kehadiran dan penggantian pekerja. Ini boleh menjejaskan operasi harian, terutamanya bagi jawatan kritikal atau projek penting yang memerlukan staf lengkap.

3. Masa dan Tenaga Terbuang

HR perlu meluangkan banyak masa mengira baki cuti, menyemak borang, dan menyelesaikan pertikaian. Jika dibandingkan dengan sistem digital, proses manual ini tidak efisien dan mudah menyebabkan burnout dalam jabatan HR.

4. Risiko Tidak Mematuhi Undang-Undang

Menurut Akta Kerja 1955, pekerja berhak menerima cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti khas tertentu. Jika rekod cuti tidak kemas, majikan boleh gagal mematuhi undang-undang dan berisiko dikenakan tindakan oleh Jabatan Tenaga Kerja (JTK).

5. Konflik dan Kepuasan Pekerja Menurun

Pekerja yang merasa rekod cuti mereka tidak tepat atau tidak diiktiraf cenderung hilang motivasi. Kekeliruan ini boleh menyebabkan turnover tinggi, terutama di kalangan pekerja berkemahiran tinggi yang mudah mencari peluang lain.

Punca Pengurusan Cuti Kucar-Kacir

1. Tiada Sistem Standard: Banyak syarikat tidak mempunyai prosedur operasi standard (SOP) untuk pengurusan cuti.
2. Kaedah Manual Dipandang Mudah: Majikan beranggapan spreadsheet atau buku log sudah cukup.
3. Kurang Pegawai HR: Dalam SME, HR biasanya seorang atau tiada, menyebabkan proses manual menjadi beban.
4. Komunikasi Tidak Teratur: Kelulusan cuti melalui WhatsApp atau e-mel tanpa rekod rasmi menyebabkan kekeliruan.

Kesan Jangka Panjang Jika Tidak Diurus Dengan Baik

• Kos tersembunyi meningkat: HR perlu membuang masa menyelesaikan pertikaian, menjejaskan produktiviti.
• Prestasi organisasi menurun: Projek tertangguh kerana staf cuti tanpa rekod jelas.
• Reputasi syarikat terjejas: Pekerja berkongsi pengalaman buruk di media sosial.
• Kesalahan undang-undang: Risiko tindakan JTK kerana gagal mematuhi Akta Kerja.

Penyelesaian untuk Pengurusan Cuti Efisien

1. Gunakan Sistem HR Digital

Sistem digital membolehkan:

• Permohonan dan kelulusan cuti secara online
• Pengiraan baki cuti secara automatik
• Rekod cuti sentiasa kemas dan mudah dipantau

2. Sediakan SOP yang Jelas

Setiap pekerja harus tahu:

• Cara memohon cuti
• Tempoh notis untuk permohonan cuti
• Proses kelulusan dan penolakan

3. Latih HR dan Pekerja

Latihan memastikan semua pihak memahami proses baru dan mengurangkan kesilapan atau pertikaian.

4. Audit Berkala

HR perlu menyemak rekod cuti setiap bulan atau suku tahun untuk memastikan ketepatan data dan mematuhi undang-undang buruh.

5. Komunikasi Teratur

Gunakan saluran rasmi (contoh: portal HR, e-mel rasmi) untuk semua urusan cuti. Ini mengelakkan kekeliruan dan memastikan bukti rekod tersedia jika berlaku pertikaian.

Kesimpulan

Pengurusan cuti manual mungkin nampak mudah dan kos rendah, tetapi risiko dan kos tersembunyi jauh lebih besar. Dari kesilapan rekod, pertikaian dalaman, hingga risiko tindakan undang-undang, kaedah manual boleh menjejaskan operasi dan reputasi syarikat.

Bagi majikan SME, beralih ke sistem HR digital dan menetapkan SOP yang jelas adalah langkah bijak untuk memastikan pengurusan cuti lebih teratur, profesional, dan mematuhi undang-undang.

Bagi pekerja, memahami prosedur cuti dan memastikan permohonan dicatat dengan tepat adalah penting untuk mengelakkan kekeliruan dan memastikan hak cuti diiktiraf.

Ingin pengurusan cuti lebih teratur? Hubungi Syazna World sekarang: HROutsourcing.wasap.my