Dalam dunia pekerjaan, isu disiplin pekerja memang tidak dapat dielakkan. Ada staf yang selalu datang lewat, ada yang tidak hadir tanpa alasan munasabah, malah ada juga yang melanggar polisi syarikat walaupun sudah diberi peringatan lisan. Bagi majikan, salah satu cara formal untuk menegur pekerja adalah melalui surat amaran.

Namun, ramai majikan SME di Malaysia kurang jelas tentang format, prosedur dan undang-undang berkaitan surat amaran. Soalannya: jika surat amaran tidak dibuat dengan betul, adakah majikan boleh “kena balik” bila pekerja buat aduan ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK) atau bawa kes ke mahkamah buruh?

Mari kita kupas.

Kenapa Surat Amaran Penting?

1. Dokumentasi rasmi
   Surat amaran bukan sekadar kertas bertulis, tetapi bukti rasmi bahawa syarikat telah mengambil tindakan disiplin mengikut prosedur. Jika berlaku kes saman pekerja, surat ini akan jadi rekod penting.
2. Memberi peluang pekerja memperbaiki diri
   Undang-undang buruh menekankan prinsip keadilan. Pekerja mesti diberi peluang untuk tahu kesalahan mereka dan diberi masa untuk berubah.
3. Perlindungan kepada majikan
   Tanpa surat amaran, tindakan lebih serius seperti pemberhentian kerja boleh dianggap tidak sah. Ini boleh menyebabkan majikan disaman kerana “unfair dismissal”.

Risiko Jika Majikan Buat Salah

Ramai majikan SME fikir: “Tak apa, asal ada surat amaran sudah cukup.” Sebenarnya, kalau surat dibuat sambil lewa, ia boleh makan diri. Antara risiko:

• Surat tidak sah di sisi undang-undang
  Contoh: hanya tulis “Anda malas bekerja” tanpa butiran kesalahan, tarikh, dan bukti. Surat seperti ini tidak kukuh untuk dijadikan rujukan.
• Tidak ikut prosedur
  Undang-undang menekankan “due process”. Jika pekerja tidak diberi ruang untuk beri penjelasan, majikan boleh dituduh tidak adil.
• Kena saman balik
  Pekerja boleh membawa kes ke JTK atau Mahkamah Perusahaan. Majikan pula terpaksa berbelanja masa, wang, dan tenaga untuk mempertahankan diri.

Garis Panduan Buat Surat Amaran yang Betul

Berikut adalah beberapa perkara yang perlu ada dalam surat amaran pekerja:

1. Maklumat pekerja
   Nama, jawatan, dan nombor pekerja.
2. Tarikh dan butiran kesalahan
   Contoh: “Tidak hadir bekerja tanpa alasan pada 15 dan 16 September 2025.”
3. Rujukan polisi syarikat / peraturan
   Nyatakan klausa dalam buku panduan atau SOP syarikat yang dilanggar.
4. Keseriusan kesalahan
   Bezakan sama ada ia kesalahan ringan, sederhana atau berat.
5. Tindakan lanjut
   Nyatakan bahawa kegagalan memperbaiki kesalahan boleh membawa kepada tindakan lebih serius, termasuk pemecatan.
6. Peluang untuk membela diri
   Berikan ruang kepada pekerja untuk menjelaskan sebab kesalahan dilakukan.

Dengan cara ini, surat amaran bukan sahaja sah, tetapi juga menepati prinsip keadilan yang ditekankan oleh undang-undang pekerjaan.

Contoh Situasi

Situasi 1: Seorang staf sering datang lewat lebih daripada 10 kali dalam sebulan. Majikan terus menghantar surat pemecatan tanpa surat amaran terlebih dahulu.
Risiko: Pekerja boleh saman kerana tidak diberi peluang membetulkan kesalahan.

Situasi 2: Surat amaran hanya berbunyi “Anda malas bekerja” tanpa bukti atau tarikh kejadian.
Risiko: Surat dianggap tidak valid, dan pekerja boleh berhujah majikan tidak profesional.

Situasi 3: Surat amaran jelas menyatakan tarikh, butiran salah laku, rujukan polisi, serta memberi peluang pekerja beri penjelasan.
Kesan: Jika kes dibawa ke JTK, majikan ada bukti kukuh bahawa prosedur disiplin dijalankan dengan betul.

Apa Kata Undang-Undang?

Di bawah Akta Kerja 1955 dan prinsip keadilan industri, majikan perlu membuktikan bahawa:

1. Kesalahan pekerja benar-benar berlaku
2. Proses tindakan disiplin adil dan telus
3. Surat amaran / tindakan lain didokumenkan dengan baik

Jika ketiga-tiga syarat ini dipenuhi, barulah tindakan lanjut (seperti pemecatan) dianggap sah.

Tips Untuk Majikan SME

1. Jangan ambil mudah: Walaupun hanya surat amaran, ia boleh jadi penentu kalah atau menang kes di mahkamah buruh.
2. Gunakan template standard: Elakkan tulis sambil lewa. Pastikan ada format rasmi.
3. Libatkan HR: Jika tiada HR, dapatkan panduan luar atau gunakan sistem digital HR untuk rekodkan semua dokumen.
4. Konsisten: Jangan hanya bagi surat amaran kepada pekerja tertentu sahaja, tapi abaikan pekerja lain yang buat kesalahan sama. Ini boleh dilihat sebagai diskriminasi.

Kesimpulan

Majikan yang tidak tahu cara buat surat amaran dengan betul memang berisiko besar untuk “kena balik”. Surat amaran bukan sekadar kertas, tetapi dokumen sah yang melindungi majikan dan pekerja.

Jika prosedur dibuat dengan betul, majikan bukan sahaja terlindung dari saman, tetapi juga membina budaya kerja yang lebih disiplin dan adil.

Nak jimat masa urus dokumen HR, termasuk surat amaran pekerja?
Di Syazna World, kami bantu SME sediakan template rasmi, sistem HR digital dan panduan lengkap supaya tindakan disiplin majikan sah di sisi undang-undang.

Lawati Syazna World untuk ketahui lebih lanjut.