Adakah syarikat anda sudah ada peraturan bertulis? Ramai majikan SME sering memandang ringan isu ini, tetapi hakikatnya ketiadaan dokumen rasmi seperti handbook pekerja, SOP atau peraturan bertulis boleh menjadi punca utama konflik di tempat kerja. Lebih parah lagi, ada kes majikan ditegur keras malah “kena marah” oleh pekerja atau pihak berkuasa kerana gagal menyediakan garis panduan yang jelas.

Artikel ini akan kupas mengapa peraturan bertulis penting, risiko jika tidak ada, serta langkah praktikal untuk majikan SME.

Kenapa Peraturan Bertulis Penting untuk Syarikat SME?

Bagi syarikat besar, peraturan bertulis sudah menjadi perkara wajib. Tetapi bagi SME, sering kali majikan hanya bergantung pada arahan lisan atau “cakap mulut.” Masalahnya, kaedah itu mudah menimbulkan salah faham.

Antara sebab peraturan bertulis penting ialah:

1. Mengelakkan Salah Faham
   Tanpa peraturan bertulis, pekerja mungkin menafsirkan arahan dengan cara berbeza. Contohnya, isu cuti tahunan atau waktu kerja fleksibel boleh menjadi pertikaian jika tidak ada dokumen yang jelas.
2. Melindungi Majikan dan Pekerja
   Peraturan bertulis bertindak sebagai bukti rasmi. Jika berlaku saman atau aduan ke Jabatan Tenaga Kerja (JTK), dokumen inilah yang boleh membantu majikan menunjukkan mereka sudah mematuhi undang-undang.
3. Meningkatkan Profesionalisme
   Apabila syarikat mempunyai manual pekerja, pekerja lebih yakin dengan sistem syarikat. Ia juga memberi imej bahawa syarikat serius menjaga kebajikan serta disiplin.

Situasi Biasa: Majikan “Kena Marah”

Banyak kes SME yang diceritakan oleh pemilik bisnes sendiri. Antaranya:

• Pekerja Bertanya Soalan yang Tiada Jawapan Bertulis
  Contohnya, “Berapa hari cuti sakit kami boleh ambil?” atau “Kalau kerja lebih masa, berapa kadar bayaran OT?” Bila majikan jawab sekadar “ikut budi bicara,” pekerja akan rasa tidak puas hati.
• Audit JTK Datang Mengejut
  Pegawai JTK akan meminta salinan peraturan bertulis, senarai cuti, rekod disiplin, dan polisi syarikat. Jika tiada, majikan boleh ditegur atau dikenakan kompaun.
• Konflik Dalaman Bertukar Besar
  Pertelingkahan kecil seperti “kenapa si A dapat cuti, si B tak dapat?” boleh meletup menjadi isu besar bila tiada garis panduan rasmi.

Situasi-situasi inilah yang sering membuatkan majikan akhirnya “kena marah” sama ada oleh pekerja, pelanggan, atau pihak berkuasa.

Risiko Jika Tidak Ada Peraturan Bertulis

Tanpa dokumen rasmi, syarikat SME berisiko menghadapi:

1. Aduan Pekerja ke Pihak Berkuasa
   Pekerja yang tidak puas hati mudah membuat laporan. Bila tiada dokumen sokongan, majikan biasanya akan kalah.
2. Kehilangan Pekerja Berbakat
   Pekerja generasi muda lebih suka bekerja dengan organisasi yang jelas dan telus. Jika syarikat tidak ada struktur, mereka cepat berhenti.
3. Imej Syarikat Tercalar
   Isu dalaman boleh bocor ke media sosial. Bayangkan pekerja membuat hantaran bahawa “bos tak ada SOP, main suka hati.” Ini boleh menjejaskan reputasi jenama.
4. Risiko Undang-Undang
   Akta Kerja 1955 menetapkan syarat tertentu mengenai kontrak, cuti, dan waktu kerja. Tanpa peraturan bertulis, majikan lebih mudah disabitkan kesalahan.

Apa Yang Perlu Dimuatkan Dalam Peraturan Bertulis?

Peraturan bertulis tidak semestinya terlalu panjang. Asalkan jelas dan meliputi perkara asas, ia sudah cukup untuk memberi panduan kepada pekerja. Beberapa perkara wajib termasuk:

• Polisi Cuti (tahunan, sakit, kecemasan, cuti bersalin)
• Waktu Kerja dan Rehat
• Polisi Kerja Lebih Masa (OT)
• Peraturan Disiplin dan Tatatertib
• Polisi Keselamatan dan Kesihatan
• Prosedur Aduan atau Grievance

SOP tambahan seperti penggunaan internet, pakaian rasmi, dan penggunaan aset syarikat juga boleh dimasukkan mengikut kesesuaian.

Cara Memulakan Peraturan Bertulis untuk SME

Bagi majikan SME, membina peraturan bertulis boleh dimulakan dengan langkah mudah:

1. Gunakan Template Asas
   Cari contoh employee handbook atau polisi HR asas yang sesuai untuk SME.
2. Rujuk Undang-Undang
   Pastikan peraturan selari dengan Akta Kerja 1955, Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, dan undang-undang berkaitan.
3. Dapatkan Konsultasi HR
   Jika tidak yakin, dapatkan bantuan pakar HR atau syarikat konsultasi. Kosnya jauh lebih rendah berbanding bayar saman.
4. Komunikasi dengan Pekerja
   Libatkan pekerja dalam proses ini. Bila mereka rasa didengari, penerimaan lebih mudah.

Bagaimana Peraturan Bertulis Boleh Mengelakkan “Kena Marah”?

Dengan adanya dokumen rasmi, majikan boleh:

• Menjawab pertanyaan pekerja dengan yakin (“rujuk handbook muka surat 12”).
• Menunjukkan bukti pematuhan bila JTK datang.
• Menyelesaikan konflik dalaman dengan lebih cepat kerana semua pihak sudah ada panduan jelas.
• Menunjukkan profesionalisme kepada pelanggan, pelabur, atau pihak luar.

Ringkasnya, peraturan bertulis bukan sekadar kertas. Ia adalah perisai utama majikan untuk elakkan teguran, saman, dan masalah reputasi.

Kesimpulan

Dalam dunia pekerjaan hari ini, majikan yang tidak menyediakan peraturan bertulis sedang mendedahkan syarikat kepada risiko besar. Salah faham, pekerja tidak puas hati, audit JTK, bahkan saman mahkamah boleh berlaku hanya kerana tiada garis panduan rasmi.

Bagi SME, sudah tiba masanya berhenti bergantung pada “cakap mulut” sahaja. Sediakan polisi bertulis yang ringkas, jelas, dan mudah difahami. Ini bukan sahaja melindungi syarikat, malah meningkatkan keyakinan pekerja terhadap organisasi anda.

Jangan tunggu sehingga anda sendiri “kena marah” kerana tiada peraturan bertulis. Mulakan langkah kecil hari ini untuk pastikan syarikat lebih tersusun, patuh undang-undang, dan dihormati pekerja.

Dapatkan konsultasi HR profesional bersama Syazna World untuk membantu anda menyediakan SOP, handbook pekerja, dan dokumentasi HR yang lengkap. Lindungi bisnes anda sebelum terlambat!