Ramai pemilik Perusahaan Mikro, Kecil dan Sederhana (PMKS) di Malaysia beranggapan bahawa selagi jumlah pekerja tak ramai, urusan HR tak perlu difailkan secara formal. Cukup sekadar simpan dalam WhatsApp, ingat-ingat dalam kepala, atau tulis atas kertas. Tapi realitinya, ketiadaan fail HR yang tersusun boleh menjadi punca utama syarikat disaman pekerja atau gagal dalam audit Jabatan Tenaga Kerja (JTK).
Artikel ini akan kupas kenapa PMKS tetap perlu ada fail HR sendiri, walaupun hanya ada 2 hingga 10 pekerja sahaja. Bukan sekadar ikut trend korporat tapi untuk melindungi diri sendiri sebagai majikan dan bina asas yang kukuh untuk berkembang.
1. Undang-Undang Buruh Tetap Berkuat Kuasa
Walaupun syarikat anda kecil, Akta Kerja 1955 tetap terpakai jika anda menggaji pekerja bergaji bawah RM4,000. Ini termasuk aspek:
- Pengeluaran payslip
- Notis berhenti kerja
- Cuti tahunan & cuti sakit
- Kerja lebih masa (OT)
- Notis amaran disiplin
Bayangkan kalau pekerja anda berhenti mengejut, kemudian failkan aduan ke Pejabat Buruh. Tanpa bukti bertulis, anda tak ada apa-apa yang boleh tunjukkan anda bertindak ikut prosedur. Inilah sebabnya fail HR jadi ‘perisai’ utama majikan.
2. Audit JTK & PERKESO Boleh Datang Mengejut
Bukan hanya syarikat besar yang disemak oleh Jabatan Tenaga Kerja atau PERKESO. PMKS pun boleh dipilih secara rawak untuk audit dokumen. Antara fail yang diminta:
- Salinan kontrak kerja
- Rekod cuti dan MC
- Payslip 6 bulan terkini
- Laporan OT
- Senarai semak SOP pekerja
Kalau semua ini tiada dalam satu tempat yang sistematik, anda terpaksa cari satu-satu atau lebih teruk, gagal audit dan dikenakan kompaun. Dengan adanya fail HR, proses audit boleh jadi mudah dan lancar.
3. Mudah Urus Bila Staff Bertambah
Sekarang mungkin anda hanya ada 3 orang pekerja. Tapi tahun depan, bisnes makin berkembang dan anda tambah lagi 4 orang. Kalau dari awal anda tak latih diri susun fail HR, makin ramai staff, makin serabut kerja anda nanti.
Fail HR bantu anda:
- Simpan dokumen penting ikut nama staf
- Rekod disiplin & prestasi
- Pantau cuti dan kehadiran
- Jejak perubahan gaji atau jawatan
Konsisten dari awal jauh lebih mudah daripada betulkan semula kemudian.
4. Elak Salah Faham & Tuntutan Mahkamah
Kebanyakan tuntutan pekerja ke mahkamah buruh berpunca dari salah faham, komunikasi tidak jelas, dan tiada bukti bertulis. Contoh situasi:
- Pekerja dakwa dia tak pernah diberi notis amaran sebelum diberhentikan
- Majikan dakwa pekerja kerap MC, tapi tiada rekod sah
- Pekerja tuntut gaji kerja lebih masa, tapi tiada bukti masa bekerja
Jika anda ada fail HR yang lengkap, semua ini boleh dielakkan dengan mudah. Dokumen dalam fail boleh jadi bukti sokongan jika kes dibawa ke mahkamah.
5. Tunjuk Imej Profesional Walaupun PMKS
Bila pekerja nampak anda ada sistem walaupun syarikat kecil, mereka lebih hormat pada struktur syarikat. Ini beri kesan positif seperti:
- Staff lebih patuh SOP
- Keyakinan pekerja lebih tinggi
- Kurang masalah tingkah laku
- Bina budaya kerja yang konsisten
Fail HR bukan hanya untuk ‘tunjuk cantik’. Ia satu bentuk sistem kerja profesional yang tunjukkan anda serius dalam urus bisnes dan urus orang.
6. Fail HR Boleh Dibuat Secara Manual atau Digital
Tak perlu tunggu guna sistem gaji automatik atau HRMS. Anda boleh mula dengan:
- Fail fizikal: satu fail khas untuk setiap pekerja
- Google Drive/Dropbox: simpan salinan PDF, spreadsheet & dokumen penting
- Template asas HR: seperti borang cuti, notis amaran, kontrak kerja
Yang penting, ada struktur dan konsisten dalam simpan dokumen. Jangan bergantung pada memori atau WhatsApp sahaja.
7. Elak Rugi Kos Tersembunyi
Bayangkan ini:
- Pekerja berhenti mendadak → tak ada surat hitam putih → anda tak boleh potong gaji ganti notis
- Pekerja buat tuntutan OT → anda tak ada jadual kerja atau bukti punch card → anda terpaksa bayar walaupun tak pasti
- Audit JTK → anda tak ada dokumen → anda dikompaun RM1,000 – RM10,000
Semua ini boleh dielakkan kalau fail HR lengkap sejak awal. Kos fail ring file dan printer jauh lebih murah daripada kos saman atau kompaun.
8. HR Bukan Sekadar Untuk Syarikat Besar
Mitos bahawa hanya syarikat korporat perlu urus HR secara formal perlu dihentikan. Hakikatnya:
- Semua majikan wajib patuh undang-undang
- Semua pekerja ada hak untuk tahu dan simpan rekod kerja mereka
- Semua syarikat boleh hadapi risiko tuntutan pekerja
PMKS lebih terdedah kerana tiada jabatan khas, tiada HR penuh masa. Sebab itulah lebih penting untuk ada fail HR sebagai asas perlindungan.
Penutup: Fail HR Adalah ‘Payung’ Anda Sebagai Majikan
Biarpun anda hanya ada seorang pekerja, tanggungjawab anda sebagai majikan tetap sama seperti syarikat besar. Dalam dunia yang makin terdedah kepada isu pekerja dan undang-undang, fail HR bukan pilihan, ia satu keperluan.
Mula dari asas. Satu fail, satu pekerja. Simpan kontrak, payslip, cuti dan surat amaran. Bila syarikat makin besar nanti, anda akan bersyukur kerana dah mula awal.
Klik link ini sekarang untuk kami bantu anda : HROutsourcing.wasap.my
