Dalam sesebuah organisasi, terutama SME, proses gaji atau payroll merupakan salah satu elemen paling kritikal dalam pengurusan sumber manusia. Kelewatan pembayaran gaji atau proses yang rumit boleh menjejaskan motivasi pekerja, produktiviti, dan reputasi syarikat. Walaupun kelihatan seperti tugas rutin, payroll memerlukan kepatuhan kepada undang-undang buruh dan pengurusan yang sistematik.
Artikel ini membincangkan isu kelewatan dan kerumitan proses gaji, implikasi terhadap pekerja dan majikan, serta langkah-langkah praktikal untuk menyelesaikan masalah ini.
Mengapa Payroll Penting?
Payroll bukan sekadar pembayaran gaji. Ia juga merangkumi:
- Pengiraan gaji asas, elaun, OT, bonus dan insentif
- Potongan cukai, KWSP, PERKESO/SOCSO, dan lain-lain caruman wajib
- Rekod cuti, waktu kerja dan kehadiran
- Pematuhan Akta Kerja 1955 dan undang-undang buruh lain
Jika pengurusan payroll tidak dilakukan dengan cekap, risiko kesilapan atau kelewatan menjadi tinggi, menjejaskan kedua-dua pihak – pekerja dan majikan.
Kelewatan Proses Gaji: Punca Utama
- Kaedah Manual
- Banyak SME masih menggunakan spreadsheet atau buku log untuk mengira gaji.
- Kesilapan manusia seperti salah kira OT atau bonus boleh menyebabkan gaji lewat.
- Kurang Kepakaran HR
- Jika tiada pegawai HR khusus, pengurusan payroll menjadi beban tambahan.
- Majikan yang urus sendiri gaji sering kekurangan masa untuk memastikan ketepatan.
- Komunikasi Tidak Teratur
- Kelulusan OT, elaun atau potongan tidak dicatat dengan betul.
- Kekeliruan antara jabatan atau pekerja menyebabkan pembayaran tertangguh.
- Sistem Caruman Rumit
- KWSP, SOCSO, cukai pendapatan memerlukan pengiraan tepat.
- Kesilapan boleh menimbulkan penalti atau tindakan daripada badan berkanun.
Implikasi Kelewatan dan Kerumitan Payroll
1. Hilang Kepercayaan Pekerja
Pekerja yang menerima gaji lewat atau salah kira akan hilang motivasi. Kes ini boleh meningkatkan turnover dan menjejaskan produktiviti.
2. Risiko Undang-Undang
Majikan yang gagal mematuhi Akta Kerja 1955, caruman KWSP/SOCSO atau cukai pekerja boleh dikenakan tindakan JTK, penalti, atau saman.
3. Masalah Audit dan Rekod Tidak Lengkap
Kelewatan gaji dan rekod tidak kemas menyukarkan proses audit. Jika audit luaran dilakukan, syarikat berisiko didenda dan reputasi terjejas.
4. Kos Operasi Bertambah
HR menghabiskan masa tambahan untuk membetulkan kesilapan, membuat semakan manual, dan mengurus aduan pekerja. Ini meningkatkan kos operasi dan tekanan kerja.
Penyelesaian Untuk Payroll Yang Efisien
1. Gunakan Sistem Payroll Digital
Sistem digital membolehkan pengiraan gaji automatik, penjejakan OT, bonus, elaun, cuti, dan potongan cukai tepat. Ia mengurangkan kesilapan manual dan mempercepatkan proses pembayaran.
2. Tetapkan SOP Payroll
- Setiap langkah dari permohonan OT, kelulusan elaun, hingga pembayaran gaji harus ada SOP jelas.
- Memastikan semua pihak faham peranan mereka dalam proses payroll.
3. Latih HR dan Majikan
- Latihan berkala memastikan HR memahami undang-undang buruh, peraturan caruman, dan pengurusan payroll yang efisien.
4. Audit Berkala
- Semak rekod payroll setiap bulan atau suku tahun untuk memastikan semua pembayaran tepat dan dokumentasi lengkap.
5. Outsource Payroll Jika Perlu
- Bagi SME yang kekurangan sumber, payroll outsourcing boleh menjadi penyelesaian.
- Ia memastikan proses gaji dijalankan profesional, tepat, dan patuh undang-undang.
Manfaat Payroll Yang Sistematik
- Gaji Tepat Masa: Pekerja gembira dan produktiviti meningkat
- Rekod Lengkap: Audit mudah, risiko tindakan undang-undang rendah
- Patuh Undang-Undang: KWSP, SOCSO, dan cukai diselesaikan dengan betul
- Pekerja Lebih Setia: Motivasi dan kepuasan pekerja meningkat
Kesimpulan
Kelewatan dan kerumitan proses gaji bukan isu kecil. Ia boleh menjejaskan hubungan majikan-pekerja, produktiviti, dan reputasi syarikat. Bagi SME, tindakan segera seperti menggunakan sistem payroll digital, SOP yang jelas, latihan HR, dan audit berkala adalah langkah penting.
Dengan pengurusan payroll yang sistematik dan patuh compliance, majikan dapat memastikan pekerja menerima hak mereka tepat pada masa, operasi syarikat lebih lancar, dan risiko undang-undang dapat diminimumkan.
Dapatkan Bantuan Profesional
PM Syazna World sekarang untuk konsultansi payroll dan compliance, membina sistem HR digital, serta memastikan proses gaji syarikat anda lebih cepat, efisien, dan patuh undang-undang.
