Bunyi macam tak logik, tapi itulah realiti ramai pegawai HR muda yang bekerja di syarikat SME Malaysia. Baru lepas universiti, umur tak sampai 30 tahun pun tapi dah kena urus fail saman pekerja di Pejabat Tenaga Kerja (JTK). Bayangkan betapa besarnya tekanan yang perlu ditanggung.

Artikel ini akan kupas kenapa perkara ini berlaku, apakah cabaran utama pegawai HR muda dalam mengendalikan kes saman buruh, dan apa tindakan majikan perlu ambil supaya tidak ‘melemparkan’ tanggungjawab berat ini tanpa sokongan.

Realiti HR Muda di Syarikat SME

Ramai pemilik syarikat kecil dan sederhana (SME) cenderung melantik staf HR yang lebih muda, biasanya berumur dalam lingkungan 23 hingga 29 tahun. Sebabnya mudah kos gaji lebih rendah, tenaga kerja lebih bertenaga, dan mudah dibentuk. Namun, ada satu perkara yang sering diabaikan:

Urusan HR bukan sekadar isi borang cuti atau kira gaji.

Dalam mana-mana organisasi, staf HR bertanggungjawab terhadap pematuhan undang-undang buruh, pengurusan konflik, dan dokumentasi dalaman. Bila berlaku isu seperti pemecatan tanpa notis, tuntutan gaji, atau penyalahgunaan kuasa HR lah yang perlu menjawab.

Saman Buruh: Bukan Isu Kecil

Tindakan undang-undang daripada bekas pekerja bukan sesuatu yang boleh dipandang ringan. Kes saman boleh berlaku apabila:

• Pekerja diberhentikan tanpa sebab yang sah
• Tiada kontrak kerja bertulis
• Gaji dibayar lewat atau tidak lengkap
• Tiada bukti tindakan disiplin diambil secara betul

Pegawai HR muda yang kurang pengalaman biasanya tidak tahu langkah-langkah betul untuk menghadapi situasi ini. Lebih parah lagi, dokumen penting mungkin tiada langsung, tiada surat amaran, tiada minit mesyuarat, tiada kontrak.

Cabaran Pegawai HR Muda

1. Tiada Panduan Jelas

Ramai HR junior tidak diberikan SOP atau template rasmi dalam pengurusan kes pekerja. Semua kena “pandai-pandai sendiri”. Ini menyebabkan mereka buat silap teknikal seperti tersalah hantar notis, atau tidak simpan rekod yang penting untuk pembelaan syarikat.

2. Kurang Sokongan Dari Atasan

Dalam banyak kes, HR terpaksa tangani masalah pekerja sendirian. Bila kes sampai ke JTK, barulah majikan terkejut. Tapi bila diminta tandatangan surat atau buat keputusan, HR terpaksa tunggu kelulusan yang lambat hingga menggagalkan timeline respon kepada JTK.

3. Tak Mahir Undang-Undang Pekerjaan

Undang-undang seperti Akta Kerja 1955 bukan mudah difahami. Jika tiada bimbingan atau latihan dari syarikat, HR muda mudah buat keputusan yang bercanggah dengan undang-undang. Ini boleh menyebabkan syarikat disaman dan kehilangan kes.

Apa Majikan Perlu Buat?

Kesalahan bukan hanya terletak pada staf HR muda. Syarikat sebagai entiti perlu bertanggungjawab menyediakan sistem dan sokongan yang kukuh. Berikut adalah cadangan praktikal:

✅ 1. Sediakan SOP & Template Penting

Pastikan semua proses berkaitan HR termasuk pengambilan, disiplin, pemecatan, dan dokumentasi yang mempunyai SOP bertulis dan template rasmi. HR muda boleh rujuk dan guna bila perlu.

✅ 2. Latih HR Secara Konsisten

Hantar HR muda ke bengkel undang-undang pekerjaan, atau ambil konsultan luar untuk latih mereka secara hands-on. Jangan tunggu sampai kena saman baru nak mula belajar.

✅ 3. Guna Sistem HRM Yang Komprehensif

Dengan sistem HR digital, semua rekod pekerja boleh disimpan dengan selamat dan mudah dicapai. Ini penting bila berlaku pertikaian undang-undang, HR boleh cetak bukti dalam masa beberapa minit sahaja.

✅ 4. Libatkan Majikan Dalam Keputusan Besar

Jangan serah bulat-bulat urusan pemecatan atau tindakan undang-undang kepada staf HR muda. Majikan perlu dilibatkan dari awal, dan keputusan mestilah datang dari pengurusan tertinggi.

Apa Jadi Kalau HR Silap Urus?

Kesilapan dalam pengurusan buruh boleh beri kesan besar kepada syarikat, antaranya:

• Syarikat perlu bayar pampasan besar kepada bekas pekerja
• Nama syarikat tercemar dan susah dapat pekerja baru
• JTK akan letak syarikat dalam radar pemantauan
• Morale pekerja lain akan jatuh bila tahu syarikat “salah layan” staf

Yang paling menyedihkan, HR muda itu sendiri mungkin tertekan, burnout, dan rasa bersalah walaupun sebenarnya dia hanya kurang dibimbing.

Kesimpulan: Jangan Biarkan HR Muda Berjuang Seorang Diri

Syarikat SME perlu sedar bahawa tanggungjawab HR bukan boleh diserah kepada individu muda tanpa persediaan. Peranan mereka kritikal dalam melindungi syarikat dari risiko undang-undang.

Sebagai majikan, pastikan staf HR anda dibekalkan dengan ilmu, alat, dan autoriti yang cukup. Jangan tunggu sampai kena saman, baru kelam kabut cari fail yang hilang dan jawapan yang tak ada.

Nak Elakkan HR Anda Dari Kena Urus Saman Seorang Diri?

Syazna World bantu syarikat SME susun semula dokumentasi HR, latih staf dengan undang-undang kerja, dan sediakan SOP siap guna, supaya bila JTK datang atau kes saman muncul, semua dah tersedia.

Klik link ini sekarang HROutsourcing.wasap.my

Atau WhatsApp terus team kami di +60-11-5587 1677