Dalam dunia perniagaan moden, terutamanya bagi majikan SME, isu compliance dan payroll sering menjadi cabaran utama. Walaupun kelihatan seperti urusan rutin, pengurusan gaji yang tidak mematuhi undang-undang boleh membawa kepada risiko kewangan, tindakan undang-undang, dan reputasi syarikat terjejas.

Artikel ini akan membincangkan kepentingan compliance dalam pengurusan payroll, risiko jika gagal mematuhi undang-undang, serta langkah-langkah untuk memastikan sistem pembayaran gaji yang efisien dan selamat.

Apa Itu Compliance Dalam Konteks Payroll?

Compliance merujuk kepada pematuhan terhadap undang-undang, peraturan, dan polisi dalaman yang berkaitan dengan pekerjaan. Dalam konteks payroll, ia termasuk:

• Memastikan gaji dibayar tepat pada masa
• Caruman KWSP, PERKESO, SOCSO, dan cukai pendapatan diselesaikan mengikut peraturan
• Mematuhi Akta Kerja 1955 bagi hak pekerja seperti cuti tahunan, cuti sakit, dan elaun kerja lebih masa
• Menyediakan dokumentasi yang lengkap sekiranya berlaku audit

Tanpa compliance yang betul, payroll bukan sahaja menjadi isu kewangan, tetapi juga boleh mencetuskan tindakan undang-undang oleh pekerja atau badan berkanun.

Risiko Jika Payroll Tidak Mematuhi Undang-Undang

1. Tindakan Undang-Undang dan Penalti

Majikan yang gagal mematuhi Akta Kerja 1955 atau peraturan KWSP/PERKESO boleh dikenakan denda dan penalti. Contohnya:

• Gagal membayar caruman KWSP boleh menyebabkan penalti sehingga 10% daripada jumlah caruman tertunggak
• Gagal bayar SOCSO atau cukai pekerja boleh mengundang tindakan JTK atau LHDN

2. Kehilangan Kepercayaan Pekerja

Jika gaji lambat atau tidak lengkap, pekerja akan hilang motivasi dan mungkin mencari peluang lain. Ini menjejaskan retensi pekerja dan boleh meningkatkan kadar keluar masuk staf.

3. Masalah Audit & Rekod Tidak Lengkap

Sekiranya berlaku audit, syarikat yang tiada dokumentasi payroll yang jelas berisiko dikenakan penalti dan reputasi tercemar. Audit payroll tanpa compliance yang tepat boleh mendedahkan banyak kelemahan dalam pengurusan HR.

4. Risiko Undang-Undang Jangka Panjang

Kegagalan mematuhi undang-undang payroll boleh membuka ruang kepada tuntutan pampasan, saman mahkamah, atau tindakan JTK. Dalam sesetengah kes, kesalahan boleh dilaporkan oleh pekerja terdahulu, yang memberi impak kewangan dan reputasi jangka panjang.

Kepentingan Sistem Payroll yang Patuh

Sistem payroll yang patuh compliance bukan sahaja mengelak risiko undang-undang, tetapi juga memberi manfaat lain:

• Pengurusan Gaji Tepat & Automatik: Mengurangkan kesilapan manusia dalam pengiraan gaji, OT, dan elaun lain
• Rekod Lengkap & Mudah Audit: Semua pembayaran dan caruman direkod secara digital
• Memastikan Hak Pekerja Terpenuhi: Cutian, bonus, dan elaun dibayar mengikut polisi dan undang-undang
• Meningkatkan Kepercayaan Pekerja: Staf lebih puas hati kerana hak mereka jelas dan dijaga

Cabaran Majikan SME Dalam Compliance Payroll

Bagi SME, beberapa cabaran biasa termasuk:

1. Kurang Kepakaran HR: Ramai majikan tiada jabatan HR khusus, menyebabkan payroll dan compliance diurus sendiri tanpa pengetahuan lengkap.
2. Kesilapan Manual: Pengiraan gaji menggunakan spreadsheet manual mudah berlaku kesilapan.
3. Kekangan Masa dan Sumber: HR terpaksa mengurus gaji, caruman, dan audit secara manual, membuang masa berharga.
4. Kerap Tukar Undang-Undang: Peraturan KWSP, SOCSO, dan cukai sentiasa berubah. Tanpa sistem pemantauan, majikan mudah terlepas pandang.

Langkah Untuk Memastikan Payroll Patuh Compliance

1. Gunakan Sistem Payroll Digital

Perisian HR moden membolehkan pengiraan gaji automatik, penjejakan cuti, pengurusan OT, dan caruman KWSP/SOCSO tepat pada masa.

2. Tetapkan SOP Payroll & Compliance

Setiap majikan harus mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) bagi pembayaran gaji, caruman, dan audit. SOP ini perlu dikemas kini selaras dengan peraturan semasa.

3. Latih HR & Majikan

Majikan dan HR perlu faham kepentingan compliance. Latihan berkala membantu mengelakkan kesilapan dan memastikan semua pihak memahami hak dan tanggungjawab pekerja.

4. Audit Berkala

Audit dalaman setiap bulan atau suku tahun memastikan rekod payroll lengkap, caruman dibayar, dan tiada isu tertunggak. Audit juga memudahkan audit luar jika diperlukan.

5. Rujuk Pakar atau Outsource Payroll

Jika sumber terhad, SME boleh menggunakan khidmat payroll outsourcing. Ini memastikan sistem patuh undang-undang, tepat, dan profesional.

Kesimpulan

Compliance & payroll adalah aspek kritikal dalam pengurusan HR, terutamanya bagi SME. Gagal mematuhi undang-undang atau membuat kesilapan dalam pengurusan gaji boleh menimbulkan risiko kewangan, tindakan undang-undang, dan reputasi syarikat tercemar.

Dengan sistem payroll yang patuh, majikan boleh:

• Menjamin hak pekerja dipenuhi
• Mengurangkan risiko undang-undang
• Meningkatkan kepercayaan dan motivasi pekerja
• Memastikan operasi syarikat berjalan lancar

Bagi SME yang ingin memastikan payroll efisien, tepat, dan patuh undang-undang, tindakan awal seperti menggunakan sistem digital, membina SOP, dan mendapatkan khidmat profesional adalah sangat disarankan.

Hubungi Syazna World untuk bantuan sistem payroll digital dan compliance HR SME.