Dalam landskap perniagaan Malaysia yang semakin ketat dari segi undang-undang buruh, audit HR (sumber manusia) bukan lagi pilihan, tetapi satu keperluan. Ramai majikan terutama dalam sektor SME mengambil ringan tentang dokumentasi HR, polisi syarikat, serta pematuhan kepada Akta Kerja 1955 dan garis panduan Jabatan Tenaga Kerja (JTK). Namun, kegagalan memastikan semua ini teratur boleh menyebabkan saman, penalti, malah menjejaskan reputasi perniagaan.

Artikel ini akan membincangkan kepentingan audit HR, risiko jika ia diabaikan, bagaimana proses audit dijalankan oleh Syazna, serta kisah klien yang terselamat daripada tindakan undang-undang berkat audit yang dilakukan.

Kenapa Audit HR Penting?

Audit HR adalah proses menyeluruh untuk menyemak semula semua dokumen, polisi, dan prosedur HR syarikat bagi memastikan ia mematuhi undang-undang pekerjaan semasa. Ia merangkumi perkara seperti:

• Kontrak pekerjaan yang sah dan lengkap.
• Rekod cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti bersalin.
• Struktur gaji dan slip bayaran.
• Polisi disiplin dan tatatertib.
• Rekod pematuhan dengan KWSP, PERKESO, dan EIS.

Tanpa audit HR, majikan mungkin tidak sedar bahawa dokumen yang digunakan sudah ketinggalan atau bercanggah dengan undang-undang semasa. Audit HR membantu:

1. Mengelakkan saman pekerja: pekerja kini lebih sedar akan hak mereka, dan jika berlaku pelanggaran, mereka boleh membuat aduan kepada JTK.
2. Melindungi reputasi syarikat: kes saman pekerja sering mendapat liputan media, yang boleh menjejaskan imej syarikat.
3. Meningkatkan kecekapan HR: audit memastikan semua proses HR tersusun, mudah diakses, dan telus.

Risiko Tanpa Audit

Ramai pemilik SME beranggapan selagi pekerja tidak bersuara, semua berjalan lancar. Namun realitinya, risiko tanpa audit HR adalah sangat tinggi:

• Saman oleh JTK atau pekerja contohnya jika kontrak kerja tidak mematuhi syarat minimum Akta Kerja.
• Penalti kewangan majikan boleh dikenakan denda sehingga ribuan ringgit untuk setiap pelanggaran.
• Kesukaran semasa audit mengejut pihak berkuasa boleh datang tanpa notis untuk memeriksa rekod HR.
• Masalah retensi pekerja, pekerja yang merasakan hak mereka tidak dijaga cenderung meninggalkan syarikat.

Bayangkan sebuah syarikat yang tidak mempunyai rekod gaji yang kemas. Jika pekerja membuat aduan bahawa mereka tidak menerima bayaran OT yang sewajarnya, majikan tidak mempunyai bukti kukuh untuk mempertahankan diri. Akhirnya, majikan mungkin terpaksa membayar ganti rugi walaupun sebenarnya telah membayar.

Proses Audit HR Syazna

Di Syazna, audit HR dijalankan secara sistematik dengan pendekatan mesra SME. Proses ini memastikan majikan mendapat gambaran jelas tentang kekuatan dan kelemahan sistem HR mereka. Antara langkah yang diambil:

1. Pemeriksaan Dokumen: semakan kontrak kerja, handbook pekerja, dan polisi syarikat.
2. Analisis Pematuhan: menilai sama ada syarikat mematuhi Akta Kerja 1955, KWSP, PERKESO, EIS, dan undang-undang lain yang berkaitan.
3. Audit Proses HR: semakan cara cuti direkod, bagaimana prestasi pekerja dinilai, dan bagaimana tindakan disiplin dijalankan.
4. Laporan & Cadangan: Syazna menyediakan laporan ringkas tetapi padat tentang isu kritikal serta solusi praktikal untuk membetulkannya.
5. Sesi Konsultasi: majikan boleh berbincang tentang langkah seterusnya, termasuk latihan HR atau penambahbaikan SOP.

Audit ini bukan sekadar mencari kesalahan, tetapi memberi solusi yang boleh terus dilaksanakan.

Kisah Klien Lepas dari Saman

Seorang klien SME dalam industri pembuatan pernah menghubungi Syazna selepas menerima notis daripada JTK. Pekerja mereka mendakwa tidak menerima faedah cuti bersalin penuh. Namun selepas audit HR dilakukan, didapati bahawa polisi syarikat sebenarnya betul, tetapi dokumentasi dan rekod cuti pekerja tidak lengkap.

Dengan bantuan Syazna, rekod semasa dikemaskini dan laporan lengkap dihantar kepada JTK. Hasilnya, kes saman tersebut ditutup tanpa sebarang penalti. Klien tersebut mengakui, tanpa audit HR, mereka mungkin terpaksa membayar denda dan kehilangan pekerja berpengalaman.

Kisah ini membuktikan bahawa audit HR bukan sekadar “kos tambahan”, tetapi satu pelaburan untuk melindungi bisnes.

Audit HR: Pelindung Strategik SME

Sebagai majikan, anda perlu sedar bahawa undang-undang buruh semakin diperkasakan. Pekerja kini lebih celik tentang hak mereka, dan JTK semakin tegas dalam penguatkuasaan. Audit HR memberi anda ketenangan fikiran kerana tahu bahawa semua dokumen, polisi, dan proses HR berada pada landasan yang betul.

Lebih penting, ia juga meningkatkan kepercayaan pekerja terhadap syarikat. Pekerja yang yakin hak mereka dijaga akan lebih setia, produktif, dan menyumbang kepada pertumbuhan syarikat.

Book Audit HR Bersama Syazna

Jangan tunggu hingga surat saman tiba di pejabat anda. Bertindak sekarang sebelum terlambat.

Book Audit HR bersama Syazna hari ini untuk melindungi syarikat anda daripada risiko saman, denda, dan kehilangan pekerja.

Audit HR bukan sekadar tentang pematuhan undang-undang. Ia tentang melindungi bisnes, menjaga reputasi, dan membina organisasi yang kukuh.

Hubungi atau whatsapp kami di http://HROutsourcing.wasap.my