Dalam mana-mana organisasi, jabatan Sumber Manusia (HR) bukan sekadar pengurus fail atau tukang kira gaji. Mereka adalah jantung kepada operasi organisasi memastikan pekerja, dasar, dan budaya kerja berjalan seiring dengan matlamat syarikat.

Namun, apa yang berlaku jika HR yang dilantik tidak kompeten? Ramai majikan terperangkap dalam situasi ini tanpa tahu cara terbaik untuk mengatasinya. HR yang tidak cekap boleh menjejaskan operasi, moral pekerja, malah menyebabkan kerugian kewangan dan reputasi syarikat.

Jadi, apakah langkah yang patut diambil oleh majikan dalam situasi ini? Mari kita kupas satu per satu.

1. Kenal Pasti Punca Kelemahan HR

Langkah pertama bukanlah menuding jari, tetapi mendiagnosis punca sebenar masalah. HR yang tidak kompeten mungkin disebabkan oleh pelbagai faktor, antaranya:

• Tiada latihan atau bimbingan mencukupi.
• Terlalu dibebankan dengan tugas pentadbiran tanpa sokongan sistem.
• Tidak memahami undang-undang buruh semasa.
• Kurang kemahiran interpersonal dan komunikasi.

Majikan perlu melakukan audit dalaman HR semak dokumentasi, proses kerja, dan prestasi keseluruhan jabatan. Dengan cara ini, anda boleh menentukan sama ada masalah berpunca daripada individu, struktur organisasi, atau sistem kerja.

2. Beri Peluang untuk Latihan dan Peningkatan Kemahiran

Tidak semua kelemahan HR berpunca daripada sikap. Kadang-kadang, HR tidak kompeten kerana kurang pendedahan kepada amalan moden HR.

Majikan boleh membantu dengan:

• Menyediakan latihan dalam bidang pengurusan sumber manusia, undang-undang buruh, dan HR digital.
• Menghantar staf HR menghadiri kursus profesional seperti HRDCorp Certified Training.
• Mendapatkan konsultan HR luar untuk memberi bimbingan dan menstruktur semula proses kerja.

Latihan bukanlah kos, tetapi pelaburan jangka panjang untuk kestabilan organisasi. HR yang terlatih akan lebih yakin, efisien, dan mampu menambah nilai kepada syarikat.

3. Gunakan Sistem HR yang Lebih Moden

Dalam era digital, banyak masalah HR berlaku kerana proses manual yang lapuk. Fail kertas, rekod bercampur, dan komunikasi melalui WhatsApp semata-mata boleh membawa kepada kekeliruan dan kesilapan.

Majikan boleh mempertimbangkan untuk:

• Menggunakan sistem HR digital (HRIS) seperti Kakitangan.com, BrioHR, atau Talenox.
• Mengautomasikan tugas-tugas asas seperti cuti, gaji, dan tuntutan perjalanan.
• Menyediakan garis panduan dan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas untuk setiap fungsi HR.

Dengan sistem yang lebih tersusun, HR akan lebih fokus kepada tugas strategik seperti pembangunan pekerja dan pengurusan prestasi, bukannya tenggelam dalam kerja rutin.

4. Libatkan HR Dalam Strategi Syarikat

Salah satu kesilapan biasa majikan ialah mengasingkan HR daripada proses membuat keputusan strategik. HR bukan hanya bahagian sokongan mereka sepatutnya menjadi rakan strategik perniagaan.

Majikan boleh memperkukuh peranan HR dengan cara:

• Mengundang HR ke dalam mesyuarat pengurusan.
• Memberi ruang untuk HR menyumbang pandangan dalam isu tenaga kerja dan budaya organisasi.
• Menilai HR berdasarkan impak strategik, bukan hanya kerja pentadbiran.

Apabila HR dilibatkan dalam hala tuju syarikat, mereka akan lebih faham matlamat besar organisasi dan bekerja selaras dengan visi majikan.

5. Tegur Dengan Tegas Tetapi Adil

Selepas latihan dan bimbingan diberi, majikan perlu menilai semula prestasi HR secara objektif. Jika masih tiada perubahan ketara, langkah tegas perlu diambil.

Gunakan kaedah berikut:

• Tetapkan Key Performance Indicator (KPI) yang jelas dan boleh diukur.
• Berikan maklum balas secara berkala bukan hanya ketika ada masalah.
• Catatkan semua teguran dan tindakan pembetulan secara bertulis.

Jika selepas tempoh penambahbaikan HR masih gagal menunjukkan perubahan, majikan boleh mempertimbangkan penstrukturan semula atau penggantian staf. Apa pun tindakan yang diambil, pastikan ia mengikut perundangan kerja Malaysia agar tidak menimbulkan isu di kemudian hari.

6. Pertimbangkan Khidmat Outsource atau Konsultan HR Profesional

Sekiranya HR dalaman tidak lagi mampu menampung beban kerja atau kekurangan kepakaran, majikan boleh memilih untuk meng-outsource fungsi HR tertentu.

Contohnya:

• Outsource pengurusan gaji dan faedah kepada firma HR luar.
• Dapatkan konsultan HR profesional untuk semak kepatuhan undang-undang buruh, semakan polisi, dan latihan staf.

Kelebihan utama outsourcing ialah syarikat mendapat kepakaran segera tanpa perlu menggaji staf baharu. Ini juga membolehkan HR dalaman fokus pada peranan yang lebih strategik.

7. Wujudkan Budaya Pembelajaran Berterusan Dalam HR

Untuk jangka panjang, majikan perlu mewujudkan budaya di mana HR sentiasa belajar dan berkembang. Dunia pekerjaan sentiasa berubah undang-undang, teknologi, dan budaya kerja baharu muncul setiap tahun.

Majikan boleh:

• Galakkan HR mengikuti webinar, bacaan industri, dan forum HR tempatan.
• Wujudkan learning budget khas untuk pembangunan HR.
• Hargai staf HR yang menunjukkan inisiatif untuk meningkatkan kemahiran.

Budaya pembelajaran ini akan memastikan HR anda kekal relevan dan berdaya saing sekaligus membantu syarikat menghadapi cabaran masa depan.

8. Nilai Semula Struktur Organisasi dan Beban Tugas

Kadangkala, HR nampak tidak kompeten kerana mereka dibebankan dengan terlalu banyak tugas yang tidak seimbang. Seorang HR mungkin terpaksa menguruskan gaji, cuti, latihan, konflik pekerja, dan laporan undang-undang semuanya serentak!

Majikan boleh melakukan semakan struktur organisasi:

• Adakah perlu tambah pembantu HR?
• Adakah tugas-tugas boleh diagihkan semula?
• Adakah masa kerja HR realistik dengan tanggungjawab mereka?

Dengan struktur yang lebih jelas, HR boleh bekerja lebih fokus dan produktif.

esimpulan: HR yang Kompeten, Syarikat yang Kuat

HR yang lemah bukan bermakna organisasi gagal, ia cuma tanda bahawa sudah tiba masanya untuk diperbetulkan.
Majikan yang bijak tidak akan terus menghukum, tetapi menilai, membimbing, dan memperkukuh pasukan HR mereka.

Apabila HR berfungsi dengan baik, syarikat akan menikmati suasana kerja yang harmoni, pekerja yang setia, dan sistem operasi yang lebih efisien.

Bangunkan HR Anda Bersama Syazna World

Jika anda seorang majikan yang ingin memperkukuh jabatan HR di syarikat anda, Syazna World sedia membantu!
Kami menawarkan latihan profesional, konsultasi HR, dan penyelesaian strategik yang disesuaikan dengan keperluan organisasi anda.

Bersama Syazna World kita bangunkan HR yang kompeten, efisien, dan menjadi aset sebenar kepada syarikat anda.
Layari Syazna World hari ini untuk mula transformasikan HR anda!